ERP之買賣業成本結算-第一章.pdfVIP

第一章 ERP 系統及買賣業成本簡介(上) 如果說到國際知名的 ERP品牌， 以SAP和 Oracle算是最為知名， 而最近 進軍台灣的 Microsoft Business Solutions ，也算是來勢洶洶。而以上這幾家 的 ERP原則上是以財務為主軸，和台灣本土以企業管理和生產製造為主的 ERP 系統在成本計算上和基本設定上有較大的差異，而由於採用大型ERP的企業多 屬於大企業， 均有本身的企業文化和流程，因此ERP 系統需作較多的調整來配 合企業現況，所以各家企業用同一廠牌的 ERP也會是呈現不同的風貌，較不容 易用來作為教學用，這也是為何坊間很難找到 ERP實作的書的原因。 本書採用的是在二岸三地擁有數萬家客戶的鼎新 WorkFlow ERP 系統，而 這套系統是鼎新電腦公司的產品之一。鼎新電腦的產品線從小公司到大型企業都 有，常有人說「我們公司用鼎新系統」其實是無法讓人判斷是用那一套系統的。 因為 Smart ERP和 WorkFlow ERP和 Cosmos可以說是同一家族的產品，適 用的企業型態不同但是操作介面和主流程是很接近的。而大型企業適用的 TIPTOP則是另一個完全不同的系統，甚或現在還有用出租的 ERP 系統，所以 並不是說學了一套鼎新的產品就表示學會了其他系統的操作 ，所以能清楚說出是 那一套 ERP 系統而不是說「鼎新系統」也代表您也是「巷子內的」喔。 在本章中會針對鼎新 WorkFlow ERP的主要 介面和功能作簡易說明，因為 雖然系統操作十分易學易懂，但是有些名稱 須先釐清，在書中說明相關名詞時就 不易產生誤解或無法理解。 作者 ：ERP之湖巖亂雨 QQ群 ：555760881 第一節 鼎新系統基本觀念介紹 第一項 如何使用鼎新? 在使用鼎新 系統前須先向 ERP 系統管理者申請帳號及密碼才能進入鼎新系 統。而在實務上企 業各部門所使用的系統別各有不同，依工作職務內容申請專屬 權限。 在取得帳號和密碼後要確實保密，切勿告知他人或和他人共用同一帳號和密碼。 第二項 為什麼不能共用帳號和密碼? 由於在企業中每位使用者的工作內容及權責不同，故每位使用者皆須有一個 專屬的帳號 ，然後針對不同的職務內容賦予不同的權限。 有了帳號當然要有密碼，才不會被別人用你的帳號使用系統。因為系統會自 動記錄每筆資料被更動的時間及使用者。所以請千萬不要用別人的密碼進入系 統，更不要把自己的密碼告訴別人，如果你的代號被盜用而對系統資料進行一些 不恰當的處理 ，在事後追查責任時會查到更動資料的使用者帳號，系統只認帳號 不認人，到時您跳到黃河也洗不清了。 第三項 可以解釋一下權限的功用嗎 ? 不同的系統提供不同單位的人員使用，不同的職務亦有不同的功能定位，所 以系統會針對不同使用者設定不同的權限。例如業務人員就不應進行採購的作 業；銷貨單如果已結帳就應該經過財務部才能修改；主管是負責審核資料的正確 性，而不是輸入單據的工作…。要達到這些目的就要靠權限的設定。 除了可以控制成本和售價是否顯示外，尚可設定不同的群組，提供資料更高 的保密性。例如可設定國內部輸入的資料不會被其他部門看到，當然也可以讓全 部人都看到囉！ 在不同資料區(公司中的權限是不能通用的，也就是如果要在二個資料區中) 都可以操作的話就要申請二次，如果職務或工作內容有變更，亦需申請權限調整。 2 第四項 有那些鼎新系統中常用的名詞? 由於 ERP 系統包含了企業中各部門的各項作業流程，因此在溝通上要有共通的 語言，才能避免同樣的名詞卻可能會有不同的解讀，例如「下訂單」在有些公司 是要特別說明是客戶下的訂單還是公司對供應商下的訂單，因此在 ERP中把客 戶端發出的正名為「訂單」，向供應商發出的稱為「採購單」，用統一的名稱來提 升效率並避免資訊的錯誤傳達。 種類 名稱 說明 備註