监理文件资料整理归档管理办法(2014版).pdfVIP

XX 监理公司 项目监理文件资料整理归档管理办法 【目的】 对项目监理组监理工作实施过程中有关的文件和资料的收集、组 卷、装订归档、编码、保管等全过程进行控制，确保监理资料归档规范、 完整、及时。 【适用范围】 适用于各项目监理组项目监理文件及外来文件（如业主提供的资 料包括施工 可证、测量控制成果资料、竣工备案证明（如有）等）的组 卷、装订、归档、编码、保管。 【职责】 1、总工办负责本工作的归档管理。 2、各项目监理组负责本项目竣工文件和资料的收集、组卷、装订 和归档。 3、档案室负责监理档案的接收和保管。 【实行办法】 1、 收集 1） 项目监理资料内容应完整 资料应具备有效性 签字盖 章手续齐备。 2） 资料反映的事件应已经完结,否则应作为待处理文件,另 行保管。 2、 立卷 1） 该项工作由各项目监理组总监理工程师组织并负责落实。 2） 各项目监理组在完成项目竣工质量验收合格后 15 天内 完成。 3） 项目监理档案（完成装订和装盒）须在项目监理组退场前 移交公司工程监理部。 4） 资料的组卷装订应在监理项目完成后进行。 5） 当监理项目由多个单位工程组成时 应按单位工程组卷。 6） 不同单位工程的监理资料可视实际情况按单位工程、分 部工程、专业、阶段等方式进行组卷。 7） 当不同单位工程有共同发生的文件：如会议纪要、监理 工作月报等 则这些文件应集中归入一个主要的单位工程档案 中，其他单位工程档案不必重复收录 仅在目录中注明见某案卷 号即可。 8） 卷内文件均须按有效书写内容的页面编号。每卷单独编 号 页号从“1”开始 编写在右下角。案卷封面、卷内目录不编页号。 9） 案卷封面、卷内目录与卷内文件一起组卷。 10） 案卷应采用线绳三孔左侧装订法，除去金属物。装订厚 度不宜超过 40mm。 3、 组卷装订 1） 要求将监理资料按归档总目录册号内容组卷装订，每一 类别文件必须单独立卷，不得与其他类别的文件合并组卷。注意 监理日记无需装订，装盒即可。 2） 如某一类别的文件数量较多，可分为多卷进行装订，要 求每卷厚度不宜大于 40mm。分卷装订时，文件的档案卷号为同 一内容的，并在档案卷号后加注（一）、（二）、（三）……，如第五册 第四分册（一）。 3） 所有文件在日常使用中装订用的金属物必须剔除 ，以 免生锈破坏档案美观。 4） 立卷时封面、卷内目录、档案盒等不宜采用胶水、浆糊 等粘贴材料。 5） 案卷封面上填写工程名称、案卷题名、档案卷号（小一）、 公司名称、归档日期（三号）等内容。要求用仿宋字体工整填写。 6） 文件材料装订完成后须装盒。 4、 监理档案的验收和移交 1） 监理项 目完成后应办理监理档案验收、移交工程光盘 一张或优盘拷贝给接收人。 2） 归档人应提交《监理资料归档清单》一份（见附件二样式） 履行归档人和接收人签字交接手续。 3） 由总工办负责监理档案的验收。 4） 监理档案经验收合格后移交档案室进行编码和保管。 5） 对于验收不合格的监理档案，由项目监理组负责整改。 【附件】 1、 监理资料归档总目录和保管期限（附件一） 2、 监理资料归档清单样式（附件二） 3、 监理档案封面样式（附件三） 4、 监理档案总目录样式（附件四） 附件一 XX 监理公司 监理资料归档总目录和保管期限