会议制度 会议 会议纪要.docVIP

XXXXX有限公司 会议管理制度 总 则 一、为进一步规范公司会议管理，特制定本制度。 二、本着“充分准备，周密安排、服务周到，少开长会”的原则，规范公司会议管理工作。 三、本制度中所指会议包括公司常设性会议（经营分析会、工作例会等）和临时性专题会议（见附表一）。 四、管理部为公司会议主管部门，负责组织和协调。 五、本制度解释权归公司管理部，修改亦同。 会 议 工 作 规 范 一、会前准备工作： （一）各类会议在召开前，会务人员应向有关部门收集资料，准备文件，并确定会名、会址、会期，编制与会人员名单，确定会议议程。 （二）有关会务人员为与会发言领导做好发言材料的收集、起草工作。 （三）会务人员必须根据安排提前布置好会场，做到会场布置整洁、干净、舒适。 （四）准备工作基本完成后会务人员应在会前向会议主持人报告。 二、会议组织与纪律： （一）迟到处理：迟到几分钟，在会议室站立几分钟；不执行者按10元/分钟处罚。 （二）与会者不得无故缺席，参会人员需在各因故不能参加会议，应事先向会议主持人请假，并委托职务代理人为参加。 （三）相关部门在会议正式召开前做好会议各类资料的分发工作。各类会议由相关部门指定人员做好会议记录。 （四）会议主持人应按会议议程安排进行，使会议开得简明、顺利、高效。 （五）发言者不可长篇大论，应突出主题。主持人有权制止偏离主题的发言。 （六）会议决议形成遵循“少数服从多数，局部服从整体，下级服从上级”原则。 （七）会议期间，与会人员不得随意离开会场。有事需离开的，应经主持人同意后方可离开。 （八）会议期间，与会人员进入会议室后将手机关机，或将手机调成振动。若在会议期间，参会人员有手机铃声响起，当场罚款10元。 （九）会议参加者在会上可畅所欲言，各持己见，允许持有不同的观点和保留意见。 但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。 （十) 与会者在会议后，主动将坐椅恢复原状；离开前将各种设备电源关闭。 三、会后事项处理： （一）由会议记录员负责整理、起草会议纪要。二日内完成并递交审核批准。 （二）由会议主持人负责对会议纪要的审核和批准。 （三）会议纪要应有发文号，发放时应填写《文件签收记录表》。并由接收人签收。 （四）会议纪要应分类成档，并按重要程度确定保存期限。 （五）会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参与会议的全体人员，以便对照核查落实。 （六）公司部门内会议纪要应于次日发到部门内每个人，并报送相关部门备案； （七）公司常设性、临时性会议纪要应于会后三天内发送至各相关部门，并抄报总经理； （八）有外来人员参加会议的纪要必须于会后三天内发送至各相关公司、企业、部门及外来人员。 （九）管理部及相关部门或人员要对会议形成的决议或纪要内容进行承办，落实、催办。 （十）严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布之前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。 四、会议安排程序 （一）公司周例会每周一召开，由公司总经理主持，各部门经理以上及相关人员参加，按确定的会议时间、地点召开。 （二）公司各项专题例会、协调会和部门内部的会议自行安排，需安排会议室的在召开会议前一天报管理部，以便安排会场及做好其他准备工作。 （三）未经公司同意批准，任何部门与单位无权承办外单位在我公司召开会议。 （四）公司召开的有外来人员参加的会议，各相关部门应提前三天通知管理部，报总经理同意后方可如期召开。 （五）在会议过程中，主持人应保证会议顺利进行，对突发事件作及时、有效处理。 五、公司各部门对有关会议下发的重要文件、材料，必须组织专门学习并贯彻落实会议精神。 六、公司各类会议原则上应按规范及安排程序进行，遇特殊情况可视情特殊处理。 七、对违反上述规范及程序的，会议主持部门应追究责任，对有关当事人处以警告、罚款10～200元。 XXXXX有限公司 管理部 XXXX年XX月XX日