采购部工作流程梳理.docxVIP

文章 PAGE 页码页码/NUMPAGES 总页数总页数 第一章 货品采购 采购进货流程 1、对品种及供应商进行初步洽谈。 2、确定进货品种及供应商。 3、向供货商索取相关资质文件，转交质管部审核。 4、协助质管部对供应商的业务员进行合法资格的审查。 5、采购合同签订。 （1）确定采购进货明细，包括进货品种及数量，采购计划报出后的到货时间； （2）确定相应的优惠政策； （3）确认结款方式及带票与否； ①带票月结 ②带票现款 ③带票实销实结 （财务打款转账的及时性） 6、做出计划，通知发货并跟进到货情况。 采购已经上报的计划需保存，留做入库依据。 二、采购进货分类 1、常规商品进货 保证日常销售采购的商品，对于这类商品的采购流程规范如下： 低于库存下限品种的收集途径： 采购部自查 门店断货品种报采购 配送中心断货报采购部 采购品种的筛选，结合日常门店总销售量，进行采购货品的确定。 采购人员通过电话联系或者其他方式直接与厂家订货。 采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因。 2、新品采购 新品采购包括：替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三大类。 （1）替代品的采购，功效类似、比现有销售商品有优势的商品采购。 替换商品产生的原因如下： ①格过高，货比三家，处于劣势。 ②厂家新品替代老化品种。 ③毛利低，市场淘汰。 （2）顾客订购品种的采购，顾客必须在门店交订金，采购部专门为其采购的品种。 ①采购确定到货时间，超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。（特殊情况除外） ②这类商品采购数量极少，专订专销，采购做好登记，到货入库后及时送至订货门店。 ③这类商品不得退货，到货后两个月内未售出由店长负责 （3）常规新品的引进，是为满足公司发展的需要引进的新品。 ①结合本公司实际情况，对现有品类进行规划，确定新品引进。 ②门店部及采购部每周一次对当地市场进行了解。 第二章 到货入库跟进 一、落实到货情况 1、查当日到货入库记录 （1）核对到货的准确性，指所到品种与采购计划的一致性。若厂家发了未计划货品，退单处理。 （2）核对到货入库正确性，包括厂家、带票与否及结款方式等； （3）仓储部收到货后严格按照要求验收，差异必须在到货的第二个工作日内准确上报采购部。 2、审核当日入库人员登记的：新品本、涨价本及效期本。 （1）查看到货新品，跟进新品到货情况。 ①门店定购新品，到货入库后，及时通知开单员配至门店； ②常规新品采购，入库后，在最短时间内（最迟不超过入库后第三天）铺货至门店销售并跟进。 ③按照要求对新品的零售价、毛利属性进行核定； （2）查看货品涨价情况 ①了解核对厂家（供应商）通知涨价与实际到货价是否一致 ②核查计划时答应给的返点及赠品是否一致； （3）查看效期本情况 配合配送中心把握好效期商品流入库中，当天内与厂家联系，做出退货或者承诺换货处理； 二、追踪未到商品 1、厂家不再生产或销售商品的追踪 （1）拓宽渠道，从其他厂家进货； （2）考虑功效相似替代品的进货； 2、厂家有货但未发商品追踪 （1）当天与厂家联系，询问未发货原因。 ①暂时断货不能发货的，及时追踪，最短时间内保证商品到库； ②提价而暂不发货的，与厂家谈协议，争取最后一批不涨价货品； （2）考虑一个品种多渠道进货。 ①货比三家，选取最低价进货； ②充分保证货源。 三、关注销售过程，积极争取厂家资源，做商品促销活动。 第三章 业务洽谈 一、厂家合作协议的签订 1、合作协议的分类： （1）年度协议： ①双方约定进货量、返点； ②指定供货渠道：保证货源及价格统一。 （2）临时协议：短期的促销奖励 2、合作协议包括的主要内容：参照采购合同。 3、对于长期合作的厂家，应在原有合作的基础上，为公司争取最大优惠政策。 （1）精减供货商的数量，加大深度合作； （2）把握最佳进货时机，结合公司销量，争取最大优惠政策。 二、返点的管理 1、协议好的返点严格做好登记。 2、依据签订的合作协议在规定时间内追踪厂家返点； （1）确定返点金额，确定兑换返点金额商品； （2）确定返点商品到货时间； 3、返点商品到货入库 （1）返点商品的入库按照“不带票”“月结”开单，且入库单价金额为0，并在备注注明“XX月份返点”，便于核查； （2）返点商品要求配送入库时在《涨价本》上做详细登记，注明返点商品名称及数量； （3）采购审核《涨价本》后，对返点商品做采购退补价、勾账，系统里恢复进货金额。 ①退补后的价格是采购下次计划价格参考 ②退补后的价格是开单入库价格参考。 （4）现金返点，采购做好登记，做进系统，由返点方直接上交财务部，财务部收款后开据收据，进行勾账。 4、对于不按时按量返点的厂家，依据《合作协议》条款作出相应的处理。 三、新业务到访： 新品：有意向品种按进货流程进货。 四、老业务到访： （