公司接待事务管理办法.doc

文件编号:QMS-03-22 公司接待事务管理办法 PAGE PAGE 1 公司接待事务管理办法 一、总则 (一)为加强公司接待事务管理工作，推进该项工作程序化、标准化、规范化、制度化，特制订本管理办法。 (二)接待事务是指根据公司经营和发展等工作需要，由公司综合办公室或业务部门负责接待的活动。 (三)接待事务贯彻“流程规范、工作高效、经费节约”原则，根据接待对象的不同，采取“因事而宜、因时而异”原则。 二、接待事务分工 (一)以公司综合办公室为主负责接待的客人。 1.来公司检查、指导、协调工作的市、区级以上领导； 2.董事会、监事会成员； 3.集团领导、科工集团及以上领导； 4.其他重要客人。 (二)以公司业务部门为主负责接待的客人。 1.对具体业务检查、指导的集团或政府主管部门； 2.来公司进行业务技术洽谈和交流的业内单位； 3.其他公司认为应由部门接待的客人。 三、接待事务程序 (一)指令下达 1.负责接待部门接到接待事务通知后，应及时进一步了解有关情况，如对方姓名、性别、单位、职务、人数等基本情况及来访时间、意图和需要会见的领导等情况。 2. 负责接待部门起草接待指南，主要内容：来访客人明细表(含会务组安排)、公司参与接待的领导和部门人员、日程安排、车辆安排、座次安排以及相关会议议程安排等。以上内容可视具体接待工作需要而定。 3.按既定的日程安排，通知相关部门和人员配合做好接待工作。 4.根据来访者需求安排住宿，注意住宿的标准和地点，在住宿房间放置公司欢迎卡及水果拼盘。 5.负责接待部门拟订具体经费预算方案，报主管领导审批。经费预算方案主要内容：餐饮费、住宿费、参观考察费、纪念品(礼品)费、会务费和其它相关费用。业内参观、学习单位费用自理。 (二)迎接 对于重要客人（如市、区政府领导）在到达公司前，公司需安排人下楼迎接，参与迎接人员需事先征求公司主要领导意见，然后通知迎接。对于外地客人根据需要安排到机场或车站迎接，使用车辆直接与综合办公室联系。 (三)会务安排 1.根据会议实际情况，落实会议室的大小，提供会议所需的条幅、座位卡(双面)、秩序册、水果、白板、纸笔、音像、投影仪、互联网、笔记本电脑及激光笔等。 2.会议相关材料通知相关部门准备，在会议前一天定稿；会议发言领导在会议前一天明确，并在会议前一天将发言相关材料送到发言领导手中。 3.如会议在其它场所(如政府等)召开，先与会议室管理部门沟通设备情况，如设备缺少时，将公司设备带去。 4.在公司召开会议，需提前落实在会议期间服务工作(如茶水等)。 (四)就餐服务 1.就餐地点选择本着适度、得体的原则。 2.就餐标准： 来公司进行业务技术洽谈和交流的业内单位：人均控制50元之内； 集团领导、对具体业务检查指导的集团或政府主管部门：人均控制50~100元之内； 科工集团及市、区级以上领导：人均控制100~300元之内； 特殊情况需突破标准时，报公司总经理批准后实施。 (五)项目考察 根据客人要求，需要考察公司开发项目时，需在考察的前一天通知项目总监或物业子公司经理做好接待及讲解工作。 (六)欢送 1.在参观考察结束后，根据实际情况向客人赠送相应礼品。 科工集团及市、区级以上领导赠送价值200~300元礼品，来公司进行业务技术洽谈和交流的业内单位赠送价值50~100元礼品。在礼品袋中并放置《万户》及公司宣传册。 2.如需车辆送客人到机场或车站，与综合办公室联系车辆事宜。 四、礼品管理 (一)礼品分类 公司接待事务活动采用的礼品一般分为每份100元、200元、300元三个档次，特殊情况所需礼品特殊处理；纪念品标准每份不超过50元。 (二)礼品购买 1.大型接待活动(如开盘、业主答谢会、签约仪式等)需要批量购买礼品时，要有礼品购买请示，经公司领导批准后，业务部门负责购买，活动结束后业务部门需将礼品发放情况报综合办公室，剩余礼品移交到综合办公室统一进行管理。所发生的费用列入相关业务部门经费。 2.逢年过节以公司名义发放纪念品由综合办公室根据各部门需求报请公司领导批准后统一制作，集中管理。礼品发放时，业务部门需将发放单位及名单报主管领导批准后到综合办公室领取。 五、其 它 (一)接待事务讲求礼仪，讲求实效，忌铺张浪费。 (二)接待事务经费预算一经核定不得随意超支使用。确因特殊情况造成超支的，由部门提出追加申请，报总经理审批。 (三)根据接待事务日程安排或客方意愿，负责接待部门负责核定并逐一落实票务需求，摄影、摄像工作由综合办公室实施。 (四)接待部门认真做好客方信息资料整理工作，内容包括客人基本情况、个性特征、个人喜好、历次来访参观内容以及赠送的纪念品等，建立健全公司业务关系网络信息库。 (五)对于部分重要客人或客户，可视情况于接待活动结束后1-