第10章 物业管理信息系统实施与评价PPT课件.pptVIP

（5）重要文件原件 管理信息系统的文档主要是技术文档，但也有一些涉及到权利义务关系的重要文件，例如：项目合同或协议书，系统验收或评审报告等。 （6） 光盘存档 光盘存档是近几年发展起来的文档保存方式。由于光盘的存储量大，体积小，所以光盘存档得到了普遍的欢迎。 2 文档的规范化管理 在上一节中，我们介绍了物业管理信息系统文档的内容和分类。下面我们来讨论文档规范化管理的方法。由于在物业管理信息系统文档管理方面尚没有统一的标准，在具体工作中也没有固定的模式。但是，在一个物业管理信息系统项目的由始至终，必须有一个统一的内部标准，并应该严格执行。物业管理信息系统文档的规范化管理主要体现在文档书写规范、图表编号规则、文档目录编写标准、文档管理制度等几个方面。 （1）文档书写规范 物业管理信息系统的文档资料涉及文本、图形、表格等多种类型，无论是哪种类型的文档都应该遵循统一的书写规范，包括：符号的使用、图标的含义、程序中注释行的使用、注明文档书写人及书写日期等。例如，在程序的开始要用统一的格式包含程序名称、程序功能、调用和被调用的程序、程序设计人等。 （2）图表编号规则 在物业管理信息系统的开发过程中用到很多的图表。对这些图表进行有规则的编号，可以方便图表的查找。图表的编号一般采用分类结构。根据生命周期法的五个阶段，可以给出如图8-9所示的分类编号规则。根据该规则，我们就可以通过图表编号判断：该图表出于系统开发周期的哪一个阶段，属于哪一个文档、文档中的哪一部分内容及第几张图表。对照上一节中对系统文档的分类，我们可以知道图表编号2-1-08-02 对应的是系统分析阶段系统分析报告中数据字典第二张表。 图8-9 图表编号规则 （3）文档目录编写标准 为了存档及未来使用的方便，应该编写文档目录。物业管理信息系统的文档目录中应包含文档编号、文档名称、格式或载体、份数、每份页数或件数、存储地点、存档时间、保管人等。文档编号一般为分类结构、可以采用同图表编号类似的编号规则。文档名称要书写完整规范。格式或载体指的是原始单据或报表、磁盘文件、磁盘文件打印件、大型图表、重要文件原件、光盘存档等。物业管理信息系统文档目录的编写可以采用表8-2所示的形式。 （4）文档管理制度 为了更好地进行物业管理信息系统文档的管理，应该建立相应的文档管理制度。文档的管理制度需根据组织实体的具体情况而定，主要包括建立文档的相关规范、文档借阅记录的登记制度、文档使用权限控制规则等。建立文档的相关规范是指文档书写规范、图表编号规则和文档目录编写标准等。文档的借阅应该进行详细的记录，并且需要考虑借阅人是否有使用权限。在文档中存在商业秘密或技术秘密的情况下，还应注意保密。 10.7 物业管理信息系统评价 10.7.1 物业管理信息系统的评价体系 10.7.2 系统评价的主要指标 10.7.3 系统验收 1．物业管理信息系统的质量特征 质量评价的关键是要定出评定质量的指标以及评定优劣的标准。物业管理信息系统的质量具有以下特征。 10.7.1 物业管理信息系统的评价体系 （1）系统对用户和业务需求的相对满意度。 （2）系统的开发过程是否规范。 （3）系统功能的先进性、有效性和完备性。 （4）系统的性能、成本和效益综合比值。 （5）系统运行结果的有效性或可行性。 （6）各项信息处理结果是否完整。 （7）信息资源的利用率。 （8）系统对于处理信息、提供信息的效率。 2．系统运行技术指标 物业管理信息系统在投入后要不断对其运行情况进行评价，并以此为系统维护，更新以及进一步开发的依据。系统运行指标一般包括以下几个方面。 （1）预测的系统开发目标的完成情况 对照系统目标和组织目标检查系统建成后的实际完成情况；是否满足了科学管理道德要求以及管理人员的满足成度如何？有无进一步的改进的意见和建议？为完成预定的任务，用户所付出的成本（人、财、物）是否限制在规定的范围之内？开发工作和开发过程是否规范,各阶段文档是否齐备？功能和成本比是否在预定的范围之内?系统的可维护性，可扩展性，可移植性如何？系统内部各种资源的利用情况？ （2）系统运行的实用性评价 系统运行是否稳定可靠？系统的安全保密性怎样？用户对系统的操作，管理，运行状况的满意程度如何？系统对误操作的保护和各章的修复性能如何？系统功能的使用性和有效性如何？系统运行结果对组织各部门的生产经营管理决策和提高工作效率等等的支持程度如何？对系统的分析预测和控制的建议有效性如何，实际被采纳了多少？这些被采纳建议的实际效果如何？系统运行结果的科学性和使用性分析。 （3）设备运行效率的评价 设备运行的效率如何？数据专送，输入，输出与加工处理的速度是否匹配？各类设备资源的符合是否平衡？利用率如何？ 10.7.2 系统评价的主要指标 对于一个管理信息系统来说，大致可以从系