《公司公文发放及流程管理制度》.docxVIP

公司公文收发及流程管理制度 一、 总则 为加强公司的公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文质量和 公文管理工作效率，特制定本制度。 二、 适用范围 本制度适用于公司各部门的公文管理工作。 三、 管理责任 1、 行政部是公司公文的统一管理部门，主管本公司并负责指导各部门的公文管 理工作。 2、 公司及各部门在公文管理中必须严格执行〈〈保密制度》，以保证公司秘密文 件及事项的安全。 四、 公文种类 公文种类包括决定、公告、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函 、会议 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。 公告：适用于向公司内外宣布重要事项。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 通知：适用于传达要求下级单位或员工周知、执行或办理的事项；批转下级公 司的公文；转发上级机关或不相隶属单位的公文；发布规章制度；任免和聘用管理 人员。 报告：适用于向上级汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问。 请示：适用于向上级请求批示、批准。 批复：适用于答复下级请示的事项。 函： 适用于不相隶属公司、部门、员工之间相互商洽工作、询问和答复问题。 会议纪要：适用于记载会议情况和议定事项。 五、 行文规则 1、 为了维护正常的领导关系，维护组织系统中的合理分工和正常的工作秩序， 防止工作上的脱节、被动或抵触，具有隶属关系或业务指导关系部门之间应当遵守 逐级行文的规则，避免越级行文。 2、 公司各部门在本部门职权范围内， 可以互相行文，也可以对下属其对应部门 行文。 3、 对下属部门的重要行文，应当同时抄送行政部及公司领导。 4、 对上级的“请示”不得同时抄送下属公司或同级公司； “报告”中不得夹带 请示事项。 5、 必要时，公司内的有关部门可以联合行文。 6、 公司内部门之间对有关问题未经协商一致时，不得各白向下行文。 7、 发文的内容涉及到其他部门的业务时，需经所涉及的部门会签。 六、 签收规则 1、 收文管理一般包括文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、查 办、立卷、归档、销毁等程序。 2、 各部门要明确专门的文件签收人员负责本部门文件的收收签工作， 对来文进 行清点、核对与检查并履行签收手续。 3、 签收人员对来文进行清点、核对后，要进行签收登记，然后根据文件的性质、 重要程度、涉密等级、办理时限、所涉及的职权范围以及各部门的责任分工，将签 收的文件分门别类地分送给有关部门（人员）办理，并履行签收手续，即填写〈〈文 件签收登记表》（见附表一）。 4、 公司领导批示后再行办理的文件，收发人员应一并附上〈〈文件报批表》 （见 附表二），公司领导要将批示意见、姓名及批示时间填写在相应栏目中。 5、 凡属公司领导批转其他部门办理的公文，收发人员要按要求进行公文批转登 记，即填写〈〈批转文件登记表》（见附表三），并将批转的文件复制一份存档。 6、 对于需要传阅的文件，收发人员要附上〈〈文件传阅表》 （见附表四），送达规 定的传阅范围内的有关人员传阅。 7、 办理完毕的文件要随时收集、及时归档（所有办毕的文件归档时都要附上〈〈文 件报批表》；属传阅的文件归档时要附上〈〈文件传阅表》）。 七、 发文规则 1、 发文管理包括拟稿、校正、审核、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、 销毁等程序。 2、 公文一般由密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、 附件、印章、成文时间、主题词、抄送部门、拟文部门、份数和印发日期等部分组 成。 3、 草拟公文应当做到 ⑴ 符合国家和政府的法律、法规及公司的规章制度。如提出新的政策规定，要 按制度审批。 ⑵篇幅简短，观点明确，情况确实，条理清楚，文字精确，标点准确。 ⑶ 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。 ⑷ 公司的对内对外行文一律要求使用统一的文件格式。 八、 公文格式 1、 公文一律采用A4或B5型号的纸张打印，页面边距按标准版面。 2、 公文的字体采用“宋体”形式。 3、所有正式的对外文件要求统一排序，各部门代字如下： 总经办 粤晟总字 行政部 粤晟行字 财务部 粤晟财字 凯诺晟公司 粤晟字 九、公文的校正程序 先由相关出台文件的责任部门起草，行政部负责初步编制文件，按文件形式书 写并进行文字的修饰和校对。 十、公文审批程序 1、 公司的公文采取逐级审批的程序，根据〈〈职务说明书》的约定，应将拟制的 公文报送直接上级审核。 2、 公司领导审批后，再由行政部统一发放相关部门 3、 文件审核（批）的重点是：是否需要行文；是否符合公司的规章制度；是否 应与有关部门或公司协商、会签；文种使用、公文格式、文字表述是否符合本制度 规定等。 4、 公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文