《公司文书管理办法》.docxVIP

文书管理办法 1目的 本办法明确了文书作业的管理职责、工作流程和要求，确保公司文书处理工作的规范化、 标准化，提高文书处理工作的效率。 2适用范围 本办法适用于指导公司的文书制作、传递、批转等工作。 3内容 3.1文书的形式： 3.1.1文书是指在企业内外部运营管理工作中使用的各类文件。 包括红头文件、公告、通知、 人事令、签呈或立项申请书、报告、会议纪要、传真、函、工作联系单、制度、合同等专用 文书。 A公告：适用于发布重大事项 （如组织调整、员工奖惩等）时使用。 B通知：适用于传达公司的指示、决定，要求下级部门办理相关事项等。 C人事令：适用于公司内人员任免时使用。 D请示/申请：适用于下级部门向上级请求指示、 批准时使用，要求上级部门必须给 予答复。凡申请事项涉及费用支持且金额在 800元以上的，还须填写立项申请书。 E报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议等事项。 F会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决议事项时使用。 G管理制度：是公司管理系统的基本框架，是为了保证公司正常经营管理秩序的根 本性（不可缺少的、 影响全局的）的管理制度，对公司全体成员皆须遵循的和公司的专业性 职能管理系统工作的职能、管理原则、工作流程、方法等所做出的原则性的要求；是公司与 国家、行业性法规相结合的、公司内部可以自成一体的专业性管理制度， 是企业管理系统的 必备组成部分，相关制度一般按公司内部职能进行分类。 H管理办法：对某一个专项的涉及到全公司人员的事情或某一个专业系统内的职能性 工作所做出的具体要求，或职能部门对其所管辖的、公司全体人员皆会涉及到的利益、环境、 资产、工作程序等所做出的具体要求。 I传真/函：是公司与不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向 有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 与商业伙伴之间以传真形式为主， 与政府机关 以函形式为主。 J部门工作联络单：是指公司内，部门之间用于提出工作事项需求的书面联络函件。 除该项需求不属于接收部门的职责范围外，接收部门必须承办。 L合同：是指公司运营过程中，须以公司名义与对方签订的各类经济、法务、劳资 合同。相关文本须经公司法务部门核定后，方能使用。 3.2行文程序 3.2.1拟稿 A由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。 B对外发文一般以公司名义发文。各部门有必要发文时，在公司后加下属部门全称。 C发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。 D文稿必须打印。 3.2.2部门核稿 部门经理负责对文稿进行校对、核准。 3.2.3如果文件内容涉及到相关部门的，应送交相关部门会签 A其他部门会签。 B根据相关部门的会签意见，拟稿人对文件作适当的修正。 C部门再次核稿 3.2.4签发 权责领导审核文稿，同意后签发，明确签署意见、姓名、日期。 3.2.5校对、登记编号、发文 A人事行政部的行政单位对行文格式进行最终校对； B人事行政部的行政单位对发文文件登记 C人事行政部的行政单位按照印发数量打印、分发。 3.2.6签收登记 相关部门收到文件即进行签收登记（电子文件已发邮记录认可）。 3.2.7不同行文根据实际需要选择性适用该程序。 3.3文书保密程度和紧急程度规定 3.3.1文书保密程度是为确保公司、 客户及员工的利益不受损失， 分为一般、机密、绝密三 保密程度 公布层级 保存力式 员工层级 纸类可保存丁开架，电子文件不加密码 机密 部门经理层级或文件内 规定对象 纸类应加锁保存，电子文件类应加密 码，作废时碎纸处理 绝密 副总、总经理层级或义 件内规定对象 纸类应加锁保存，电子文件类应加密码， 作废时碎纸处理 3.3.2文件的紧急程度是指文件内容涉及的时效性分为一般、加急、特急。 紧急程度 收文部门（人）处理方式 按照日常行文处理时限处理 加急 行文后当天卜发完毕，收文人员 4小时内必须执行文件要求或回 复，或按照文件规定的时限完成 特急 行文后1小时内下发完毕，收文人员必须立即执行文件要求或回 复，或按照文件规定的时限完成 3.3.3对公司绝密级文件、资料及物品，未经总经理批示，任何人不得抄摘，私自收 发、复制、传递和带出。 3.3.4公司不允许员工利用工作之便以任何形式向外传递公司商业和技术秘密。对公 司造成威胁或损失，将依据双方签订的〈〈保密协议》追究其法律责任。 3.4行政文件、合同按照年份及流水号进行编号。 3.4.1编号组成 公司级别代码-文书形式代码-【发文年份】一顺序代码 a）例：文件档案编号：湘千投字 -【2015】-001,其中湘中投字表示名称“湖南千江投资有限 公司”，2015标示年份，001标示流水号。 3.4.2中咨东方集团有限公司主要归档文件在流程过程中文件编号表: 序号 公司名称 公司级别 代码 文书形式 文书形式代码 备注 1 中