《公司电子邮件使用规范》.docxVIP

公司电子邮件使用规范 一、 邮件文本及格式规范： 邮件内容： 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址(抄送邮件地址) 、邮件主题、收 件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的 邮件，能使查阅者一目了然。 邮件字体： 全文统一； 字体大小适宜，不宜过大或过小，选用宋体字； 字体为正体； 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。 邮件附件： 如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。 邮件格式：使用公司统一的 Log。及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。 个人签名： 个人签名档需包括内容： 姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、 e-mail 等； 如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公 司网站及个人手机号码， skype号等。 二、 邮件语言文字规范： 语言表述清楚、简练，不能有岐义。 规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。 段落分明、清晰。 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。 三、 邮件发送规范： 邮件主题：邮件必须写明主题。 邮件发送： 邮件内容需注意保密性， 要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发 给无关人员； 涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件； 敏感信息，需要用隐晦的表达方式； 决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明； 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容 的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮 件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员； 慎重考虑邮件发送人员， 重要和必须了解的信息， 抄送上级领导或横向部门 领导； 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容； 连续回复、转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误； 接受抄送邮件人员，一般不需要回复； 邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送 邮件群发： (1)邮件群发只适合于全员公告、通知等事项 ，除此类邮件外不群发； (2)回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人 ，不要群发回复。 邮件优先级 邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级 ； 不要频繁使用邮件高优先级。 四、其他注意事项： 不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。 工作时间勿发与工作内容无关的邮件。 邮件只是从多沟通方式的一种 ，日常的沟通不要完全依赖邮件。 4重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。 邮件附件的总容量应尽可能少于 5M,如附件较大，应压缩后发送。 6无保留价值的邮件阅后及时删除，避免占用空间。 7需要归档的邮件及时归档留存。 8对不熟悉来源的邮件，需确认无危害后才打开，避免病毒侵入。