文书档案归档操作指引.pdfVIP

文书档案归档操作指引 1 适用范围 本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团四 川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档案 整理工作。 2 定义 2.1 归档文件 立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各 种纸质（电子档）文件材料。 2.2 归档文件整理 2.2.1 整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、 编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。 2.2.2 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值， 便于保管和利用。 3.整理方法 3.1 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一 件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件， 报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件， 没有批复的重要请示可单独为一件。 3.2 装订 3.2.1 归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附 — 1 — 件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前， 来文在后；批复在前，请示在后。 3.2.2 装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案专 用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。 3.2.3 归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。 3.3 分类 3.3.1 归档文件统一采用年度—保管期限—机构 ·类别（类别参见档案管 理制度附件 1 《档案归档目录》）分类法进行分类。 3.3.2 归档文件的保管期限一般划分为永久、30 年、10 年三种。归档文件 保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件 1 《档案归档目录》 表。保管期限代号：1—永久，2—30 年，3—10 年。 3.3.3 归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。 跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年 度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作 计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年 工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在 一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、 来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。 3.3.4 上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其 内容直接针对公司或公司需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档案 的管理办法进行分类、整理和归档。 3.4 排列 3.4.1 盒的排列。在一个全宗内，文书档案采用 “年度—保管期限”的盒 排列方式。即，永久、30 年、10 年，排列顺序进行。 3.4.2 盒内归档文件的排列。应在分类方案的最低一级类目(部门)内，按 — 2 — 事由（问题）结合时间、重要程度排列。 3.4.3 没有文件字号的文件，如会议材料、会议记录、会议纪要、统计报 表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列。 3.4.4 同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级文 件在前，其他文件在后。 3.5 编号与填写归档章 3.5.1 为固定归档文件以及案卷在全宗中的位置和（上架）排列顺序，必 须在每份归档文件上加盖归档章（即：档号章），由档案部门对归档的 每件文件编制室件号、馆件号和盒号并同时填写全宗号、年度、 保管期限、机构。 文书档案归档章式样（单位：毫米） 全 宗 年 度 机 期 限 盒 号 构 室件号 馆件号 ①全宗（号）：即全宗名称代号，集团公司给所属立档单位的全宗编 号（详见集团公司独立立档单位档案全宗编号表）。 ②年度：指归档文件的所属年度，以四位阿拉伯数字标注公元年。