《工程监理档案管理制度》.docxVIP

档案管理制度（试行） 为加强公司档案管理工作，有效的保护和利用档案，维 护公司合法权益特制定本规定。 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及 员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接 形成的对企有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报 表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等 不同形式的历史记录。 一、 公司及各部门、员工有保护档案的义务。 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则。 二、 档案机构及其职责 1、 公司各部门、项目部指定专人负责档案归档管理工 作。 2、 档案工作由公司领导统一领导，综合部负责接收保 管，工程技术档案由工程部负责验收，合格后移交综合部归 档，并监督各项目部的档案立卷工作。 3、 综合部应逐步完善归档制度，确保档案安全和方便 利用。 三、 档案的管理 1、质H要求 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模 糊或易退变的文件应予复制。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应 符合档案保护要求。 2、 文件文书类归档内容及要求 公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通 报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度） 。 公司制订的计划、工作总结；公司主持召开的各种专业 会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要；公司各部门的 发文。 其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 要求：归档的文件材料，应按照自然形成的原则和归档 要求及文件内容进行归档。 在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。 案卷标题要简明准确， 按归档要求进行装订。 3、 技术资料内容及要求： 对在监理过程中形成的各种表格、方字、音像载体等， 监理单位应加强管理，设专人负责或有责任心的兼职负责。 监理单位应负责汇集整理建设单位委托的工程范围的 施工监理资料。 监理资料应随施工进度及时按专业归类汇集整理; 要求字迹清晰、项目齐全、准确真实，能反映工程和施 工监理的实际情况。 监理资料不准有涂改、伪造、抽撤或损失以及造假的现 象发生。 资料成果要由总监理工程师签字。 归档要求：监理资料竣工后，应按资料归档要求整理， 并装订。工程竣工验收十日内，由项目部总监理工程师，对 工程监理资料审查验收。 在工程（合同）完成后一个月内将整理好的资料向公司 工程部移交监理应保存的档案资料，并办理移交手续，经工 程部审核验收合格后，交公司综合部归档。 除监理月报、会议纪要中有关质虽问题、 开工/复工审批 表、工程开工复工暂停令、质虽事故报告及处理意见、有关 进度、质虽、投资控制的监理通知、工程延期报告及审批、 费用索赔报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见、合 同变更材料、监理工作总结、质虽评估报告，保存时间为长 期外，其余均为短期（15年）。 各卷资料归档内容见附表 第一卷：施工合同文件及委托监理合同； 勘察设计文件； 监理规划；监理实施细则；分包单位资格报审表；设计交底 与图纸会审会议纪要；施工组织设计（方案）报审表。 第二卷：工程开工/复工报审表及工程暂停令；测虽核验 资料；工程进度计划；工程材料、构配件、设备的质虽证明 文件；检查试验资料；工程变更资料；隐蔽工程验收资料； 报验申请表。 第三卷：监理工程师通知单；监理工作联系单；会议纪 要；来往函件。 第四卷：监理日记；监理月报。 第五卷：工程计虽单和工程款支付证书； 索赔文件资料: 竣工结算审核意见书。 第六卷：质H缺陷与事故的处理文件；分部工程、单位 工程等验收资料；工程项目施工阶段质虽评估报告等专题报 告；监理工作总结。 附： 卷内资料目录 件号 文件材料名称 文件编号 贞 数 备注  档案总目录 工程名称： 共 卷 案卷内容 卷 内 件 数 卷 内 贞 数 起止日期 保 管 期 限 案卷移出 时间 原因 装订：归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿 在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发 文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时， 复文在前， 来文在后。 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4型? 为 297mmX 210mm）。 装盒：将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封 面、盒脊及备考表项目。 档案盒：档案盒的外形尺寸为 310mmX 210mm（长）, 盒脊厚度可以根据需要设置为 20mm、30mm、40mm等。 封面的填写采用国际标准 A4纸（长X宽为297mmX 210mm）。 盒脊采用仿宋3号或4号字体，盒脊用纸长度、宽度与所用 盒脊一样。 附：封面 档 号: 仿宋/J、二号字体 档案馆号: 工程名称 （仿宋小初号字体） 案卷题名：（用 仿宋 小二号字体） 编制单位： 编制