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电子文件归档范围综述 我们在第一讲中介绍了什么是电子文件，知道了电子文件的范围很 广，那么，什么样的电子文件需要归档呢？严格来讲，需要归档的电 子文件应该是一份完整的，经历了从产生到成为定式文本的全过程的 电子文件。如果单位没有启用电子公章，也应该是经历了从产生到成 为定稿的全过程的电子文件才有必要归档。 因此，只是利用计算机起 草，工作中仍然采用纸质文件流转的单位形成的电子文件的草稿和历 次修改稿都不必归档保存。从电子文件的内容上看，其归档范围可以 参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定， 各单位一 般应将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、 城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、 具有保存和利用 价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据 库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。 国家档案局关于纸质文 件归档范围的有关规定主要指〈〈机关文件材料归档范围和文书档案保 管期限规定》（国家档案局令第8号，2006年12月制发）。之后，北 京市档案局根据此规定，结合北京市的实际情况，制发了〈〈北京市机 关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》 （京档发 〔2007〕11号）（以下简称实施细则）。〈〈实施细则》是目前北京市各 单位制定电子文件归档范围的一个重要依据。 电子文件的归档范围并 不等同于纸质文件的归档范围，而是远远大于文书档案的归档范围。 从电子文件的内容上看，它涵盖了本单位工作的各个领域。 凡是反映 本单位主要职能，记载了本单位承办的主要工作，具有保存和利用价 值的电子文件均应纳入归档范围； 从电子文件的形式上看，它是多种 多样的，各种门类和载体的档案都会产生相应的电子文件。例如，在 会计核算工作中，如果使用了电算化管理软件，就会形成会计核算电 子文件；使用数码相机、数码摄像机拍摄，会形成图像文件和影像文 件……所以，电子文件包含了文本文件、图像文件、图形文件、影像 文件、声音文件、数据库文件等各种类型。文本文件指用文字处理技 术形成的文件，例如用word、wps等软件形成的各种公文都是文本文 件；图像文件既包括纸质文件在数字化处理后得到的扫描图像文件， 也包括数码照片采集来的图像文件；图形文件指用计算机辅助设计或 绘图等软件获得的电子文件，如使用 CAD?图软件形成的CAD?纸； 影像文件指用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的 文件，如数码摄像机拍摄的图像等；声音文件指用音频设备获得的声 音文件，如录音笔等数字录音设备录制的声音； 数据库文件指对业务 系统中生成的数据进行采集和保存的数据库。 在确定电子文件归档范 围时，应特别注意五种类型电子文件的归档工作。 一是记录本单位核 心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得 的图像文件；二是本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合 统计工作中形成的数据库文件；三是本单位公务活动中形成的具有保 存和利用价值的电子邮件；四是本单位办公系统、业务系统和各类数 据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件； 五是 与电子文件相对应的元数据和背景信息。 这五种类型的电子文件具体 包含的内容有：一是图像和影像文件。数码照片、音视频文件经常会 由拍摄部门白行留存，凡是记录本单位主要职能活动、重要工作成果、 重要人物的数码照片、音视频文件材料，都应该归档。如：领导人和 著名人物参加与本单位有关的重大公务活动， 本单位组织或参加的重 要外事活动，本单位召开的各种会议、举办的各种活动，本单位考察、 调研，记录本单位重大事件、重大事故、驻地变化、基建工程等的数 码照片、音视频文件均应纳入归档范围。二是数据库文件，具体包括 内部管理数据库和政务信息数据库。内部管理数据库主要包括内部机 构、人员管理、会计电算化等反映了本单位内部管理的重要数据库文 件。政务信息数据库主要包括人口、法人、空间与白然资源、宏观经 济与社会发展等基础信息数据库文件；各机关依据职能对社会事务、 公共事务进行监督、管理形成的业务应用系统、信息管理系统的数据 库文件，如经济、科技、教育、司法、卫生、社会保障、城市规划管 理等基础数据库文件；为领导决策、为公民服务提供的各类信息的公 共服务数据库文件；对本地区、本系统、本行业开展的综合统计工作 形成的数据库文件。三是电子邮件。确定其归档范围时要考虑电子邮 件内容的重要程度，体现了工作的处理过程，反映了与上下级单位或 其他不相隶属单位洽商工作、签署协议等内容的电子邮件应该归档， 只是用于沟通信息的电子邮件则不需要归档。四是软件。 〈〈北京市电 子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004〕14号）明确要求：“对 通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关