《电子档案管理制度》.docxVIP

电子档案管理制度 为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安 全保管和 有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据〈〈中华人民 共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际， 特作如下规定： 一、 建立与健全电子文件的管理体制和工作职责 电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体， 它和其他档 案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中 电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不 损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。 电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的 计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守， 熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检 索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。 二、 电子文件的归档方式 .电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档， 根据本 队工作实际， 现强调物理归档。 根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记； 把 经办过程中的情况随时记录在相应的文件中； 办理完毕的电子文件应 在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类 （信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存 放载体的编号。 归档的电子文件要编制简要检索工具， 其基本著录项目为: 序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保 管期限、硬件和软件环境 等著录内容，归档电子文件的著录应符合 国家档案著录规则基本要求。 三、 电子文件的移交与保管 1.入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。 .随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行 同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三 年。 .保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体 的设备， 四、 电子文件的提供和利用 1 .封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安 全保密防 范措施和可靠的监管保障。 2 .销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制 销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。 办公室卫生管理制度 一、 主要内容与适用范围 1 .本制度规定了办公室卫生管理的工作内容和要求及检查与考核。 2.此管理制度适用于本公司所有办公室卫生的管理 二、 定义 1-公共区域：包括办公室走道、会议室、卫生间，每天由行政文员进行清扫; 2.个人区域：包括个人办公桌及办公区域由各部门工作人员每天自行清扫。 公共区域环境卫生应做到以下几点: 保持公共区域及个人区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土,无死角。 保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明 ■ Q 保持墙壁清洁，表面无灰尘、污迹。 4 ) 保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。 保持卫生间、洗手池内无污垢，经常保持清洁，毛巾放在固定(或隐蔽)的地方。 保持卫生工具用后及时清洁整理，保持清洁、摆放整齐。 7) 垃圾篓摆放紧靠卫生间并及时清理，无溢满现象。 办公用品的卫生管理应做到以下几点： 办公桌面：办公桌面只能摆放必需物品，其它物品应放在个人抽屉，暂不需要的物品就摆回柜子里，不用的物品要及时清理掉。 办公文件、票据：办公文件、票据等应分类放进文件夹、文件盒中，并整齐的摆放至办公桌左上角上。 3) 办公小用品如笔、尺、橡皮榛、订书机、启丁器等，应放在办公 桌一侧，要从哪取使用完后放到原位。 4) 电脑：电脑键盘要保持干净，下班或是离开公司前电脑要关机。 5) 报刊：报刊应摆放到报刊架上，要定时清理过期报刊。 6) 饮食水机、灯具、打印机、传真机、文具柜等摆放要整齐，保持表面无污垢，无灰尘，蜘蛛网等，办公室内电器线走向要美观，规范，并用护钉固定不可乱搭接临时线。 7)新进设 备的包装和报废设备以及不用的杂物应按规定的程序及时予以清除。 3.个人卫生应注意以下几点： 不随地吐痰，不随地乱扔垃圾。 下班后要整理办公桌上的用品，放罢整齐。 禁止在办公区域抽烟。4) 下班后先检查各自办公区域的门窗是否锁好，将一切电源切断后即可离开。 5) 办公室门口及窗外不得丢弃废纸、烟头、倾倒剩茶。 4 .总经理办公室卫生应做到以下几点： 1) 保持地面干净清洁、无污物、污水、浮土，无死角。 2) 保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。 保持墙壁清洁，表面无灰尘、污迹。 4 ) 保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。 三、检查及考核 每天由领导检查公共区域的环境，如有发现不符合以上要求，罚 10元/次。