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业务主办岗位细则 具体的工作内容和项目 : 一、 职责： ⑴ 负责各区域订单、货款、退货、经销合同及其它业务的管理。 ⑵ 接受销售人员及经销（工程）商的咨询。 ⑶ 为市场提供各种良好的服务。 ⑷ 及时向市场传递各种相关信息。 二、 工作内容： 1、发货 ⑴ 查询订货单 每日要在第一时间内向查询可以发货的定货单， 对下单后 5 天内未到货款的订单反馈给销售人员， 同时重点跟进销售人员或 经销（工程）商已告知的工程或零售紧急所需品种，将能发货的送货单填写交财务签批，然后填写放行条（一式三份）及货 物封箱封条交司机（司机暂兼）备货和发货； （2 ） 处理新订单 接到销售人员传来的新定单后，审核所订产品编号、型号、数量及金额是否正确，确定价格体系，是否有特价，如其中有个 别产品有特价则交部门经理进行审批；定货单复印分发仓库，售后。 ⑵ 排单、拆单 对一张订单内暂时缺少的货物，可先拆出，将可发部分先行发出，对于不能发货的品种，应第一时间知会销售人员或客户， 并及时跟进。 ⑶ 审单、交单 在无欠款的条件下填写送货单，先按区域、经销（工程）商分开，把送货单中的产品与原始订单中产品进行核对，将已打出 产品在合同单中打“标注，并审核数量、型号及价格等是否正确，若无误，则可签名。然后可将送货单登记在“交单记 录本”（自制表格）中，并注明是否需扣运输费，后交仓库确认进行备货。最后由司机凭放行条发货。若经销（工程）商暂 时缺款，但所需产品又确实紧急，经销（工程）商可申请销售人员为其担保，销售人员负责人确认担保书后以传真形式传回 公司。主办将按所欠货款金额大小，连同担保书一起，按权限要求将提货单交分部总监或销售部经理签字。对于与公司合作 老客户，且在公司有欠款的情况下，须总经理文件批示后才可发货。 ⑷ 对于新合作的经销（工程）商，应等对方货款已到我公司帐户上后，再予以发货。第一次发货应注意尽量发齐。未签协议而 要求先发货的须由主管签字后方能填写送货单。 ⑸ 送货单财务总监或其授权人签字后方可发出。 2、特殊产品定货及缺货处理 若经销（工程）商因配套及市场需要，需定购公司非常规定产品（指价目表上没有列出的产品）或公司现有产品但由于 公司原因暂时不能出货，主办应先咨询开发部工程师，视公司能否生产，若能，还须了解供货周期及价格，若有必要时可召开产 品供货评审会。得到确切答复后，及时知会销售人员或经销（工程）商，并填写“非正常供货评审合同” 。并按表中要求，请相关 负责人签字确认。手续齐全后，复印给各相关部门人员，并跟进生产进度。 （特殊产品需缴纳 30% 的订金） 3、退货处理 销售人员填写“退货申请报告”报回公司，交销售总监或总经理进行审批，公司同意退货后，方可通知经销（工程）商将 其货物退回，由主办对照退货清单，清点退货。其中若有差异，主办须及时与销售人员和经销（工程）商联系，达成一致后，由 销售助理填写“《返品报告书》”清单，由品质部检测。在《返品报告书》填写检测结果后，由销售助理填写退货单，将符合退货 条件的退回，不符合的由司机退回给经销（工程）商。退货单由财务、仓库、业务部门各保留一份。从经销（工程）商退货到我 公司，其帐款必须在 7 个工作日内处理完毕； 4、样品发货处理：经销（工程）商向公司提出样品需求时，需由相关负责销售人员填写工作请示报告（说明理由，需求的数量、 型号、机型等。）交销售助理，销售助理交各级部门审批后需在一个工作日之内回复相关销售人员。得到客户确定后按发货程 序执行。 5、返修品处理：销售助理在接到客户返回返修机后，填写返修单交与售后服务部，并根据客户要求返回时间在每天 10 ：00 前查 看记录并进行跟进。售后服务部凭返修单与销售助理对签，由销售助理办理相关手续后发回客户。 6、发票管理 经销（工程）商要求开具的发票应符合公司和税法要求，按客户要求开具相应发票。每次寄出发票应附有发票签收单，由 客户签收后回传业务部存盘管理。 7、对帐单管理 ⑴ 区域负责人每季度跟经销（工程）商对一次帐， ⑵ 区域负责人将经销（工程）商每季度末的对帐单原件在次月 20 日前寄回公司，经销售助理初审后由财会部审核并存盘。 ⑶ 对帐单需经销（工程）商加盖财务专用章或公章，并有财务负责人或单位负责人签字才有效。 8 、 文件处理 主办应及时处理公司文件及与销售人员的往来信函，并对事务按轻重缓急予以处理。 ⑴ 货单的处理。对于返回的发货单，主办应定期按销售人员、经销（工程）商分别予以归类，以便日后查询。 （原始提货 单必须保存 5 年） ⑵ 销售人员的往来信函，分销售人员按处理与未处理归档。 ⑶ 公司文件应按销售政策、产品信息、证书，特价工程资料、退货单及其它分别予以归类存盘。 ⑷ 对于过期文件和单据，不重要的文件予以销毁，其它则按类打包封存。 9、