办公室文件行文要求标准化工作手册.doc

文件行文要求 1、范围 本标准规定了办公室行文的基本要求、行文分类、行文格式。本标准适用于xxxxxxx局xx中心的文件行文。 2、基本要求 2.1要注意行文目的的实用性、表达的综合性、成文的程序性、语言的庄重性和格式的规范性。 2.2正文措辞要主旨明确、基调平实、简洁庄重、直陈直述、正面直接地反映意愿，意见明晰、用词 准确。注意表达的层次性和逻辑性，用词不要含糊其词、模棱两可。要有“人、事、情况、数据、道理”。 3、行文分类 3.1按行文文种分类 ——决定。对重要事项或重大行动作出决策和安排用“决定”； ——通知。转发上级机关文件、批转下级文件、要求下级办理和需要共同执行的事项、任免人员、发布规章用“通知”； ——通报。表彰先进、批评错误、传达重要信息用“通报”； ——请示。向上级请求批示与批准用“请示”； ——报告。向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问用“报告”； ——通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项； ——批复。答复请示，就其中的问题表明意见，给予答复用“批复”； ——意见。对有关事项提出规范、原则和要求用“意见”； ——函。不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项用“函”。在行文方向上，“函”不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中 包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽 工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项， 还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等； ——议案。各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项用“议案”； ——会议纪要。记载会议主要情况和议定事项用“会议纪要”； ——规定。发布重要行政规章制度、采取重大的强制性行政措施用“规定”。 3.2按行文方向分类 ——下行文。即上级单位向下级单位的行文，如决定、决议、规定、批复、意见、通知、细则等； ——上行文。即下级单位向上级单位的行文，如报告、请示、议案等； ——平行文。即平级单位、不相隶属的单位之间互相行文，如函； ——泛行文。针对广泛、方向不定的行文，如一些事项性的通知、通告、通报、公告、计划、总结、会议纪要等。行文时，应从行文目的、内容及单位的“职权范围”和“隶属关系”等方面考虑， 选择恰当的文种，不能用错。如上行文，该用请示的，就不能用报告。请示是请求上级批准或 指示，原则上是要求一文一事，单头请示，不得越级请示。报告是用来向上级汇报工作、反映 情况、答复上级询问的文件，不允许夹带“请示事项”。又如平级、不相隶属单位之间的沟通、 商洽情况，应该用“函”。 4、行文格式 公文行文常用格式见附录A。 4.1行文用纸要求 4.1.1用纸技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m2-80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80％-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5-9.5。 4.1.2幅面、版面要求。 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 4.2 印装订要求 4.2.1版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1 mm。 4.2.2双面印刷；页码套正，两面误差不超过 2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标 BL100%，红色油墨应当达到色谱所标 Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过 4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成 90o，无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当：a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各 70 mm 处， 允许误差±4mm；b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固； c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为 3mm-5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。 4.3公文版头要求 4.3.1份号 如需标注份号，一般用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 4.3.2密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 4.3.3紧急程度 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标