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(2) 会议通知格式多样， 这里介绍常用的两种格式： 便函式和卡片式。 ( 见例 1、例2) 例 1．便函式 会议通知 致：各部门经理 发自：总经理秘书刘丽 日期： 2002年7月 15 日 主题：部门经理的圆桌会议通知 2002 年 7月 25 日上午 11：00，在燕都宾馆会议室举行全体部门经理的圆桌会议。 下午 12：15分将有午餐供应。假如您不能参加请在 7月24 日之前打电话 6247—9521告知。 附上一份议事日程。除此之外，您还将得到一张令人满意的旅行指导地图和一份便于在宾馆 旁停放车辆的说明。 我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。 附件：议事日程 地图 例2 ．卡片式 部门经理会议 目的：讨论公司下一年度市场营销计划 时间： 2002年 12月20 日上午 9 ：00 地点：公司第一会议室 如您无法出席，请于×月×日前电话告知×× x 。电话号码 (3) 部分会议需与通知一起寄出会议委托书和回执。 会议委托书和会议回执样式如下 ( 例 3 、例4) 例3 ．会议委托书， 委托书 兹任命 ( 人名 ) 和( 人名 ) 作为我的代理人参加 ( 日期)( 时间 ) 在 ( 地点 ) 举行的 ( 公司名 ) 股东会议。 他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人。 不管此次会议如期还是延期召开， 他们都将作为我 的全权代表，行使我出席时所拥有的全部权力。 生效日期 签名 ( 股东签字 ) 地址 邮编 例4 ．会议回执 请于 12月 1日以前将回执寄回。 口我准备参加此次会议。 口我将届时赴会，并带 宾客来。 口我不能参加此次会议。 署名 公司 例文 天地公司传真 收件人：钟宜 单位：寰宇运输公司 抄送； 传真号： (021)123456 发件人：初萌 日 期： 2003 ／1 ／5 传真号： (OlO)654321 电 话： (0lO)654322 页数：共 1 页 主题：联系仓储运输 口紧急 口请审阅 口请批注 口请答复 口请传阅 寰宇运输公司： 我公司现有 100吨硝酸铵化肥急需运往宁夏灾区，请贵公司速与我联系有关仓储运输事宜。 天地公司 ( 公章 ) 二oo三年一月五日 日 备 忘 录 发给：初萌——秘书 发自：施林——行政部经理 日期： 2003年 1月 6 日 内容：总经理来京行程安排 总经理将于 2003年 1月 8 日星期三到达北京， 并将于 1月 10日下午离开返回香港。 希望你安排一下总经 理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港办公室。 ( 三 ) 注意事项 在备忘录中不需要签名或表示敬意的结束语。 例文分析 2001 年中国国际人才交流暨项目洽谈会邀请信 各专家组织、培训机构： 由中国国家外国专家局主办，××省人民政府协办，中国国际人才交流协会、××省外