2021年职业资格考试之秘书五级之题纲.doc

TIME \@ "yyyy'年'M'月'd'日'" 2020年5月14日 2021年职业资格考试之秘书五级之题纲 第一部分会议和商务活动 一、判定关键点 掌握发送会议通知方法及注意事项，能够拟写带回执会议通知；掌握多种会议证件制发和会议文件资料发放；了解和会人员接站、报到、签到工作基础内容和程序； 做好会议善后工作，包含安排和会人员返程、会议文件资料清退及会议室整理。 掌握会见和会谈、开放参观准备工作内容及活动基础程序；商务旅行准备工作关键内容。 熟悉会议组成要素；会议种类和作用；内部会议室预订方法。 二、关键提醒 1、会议是人类群体有组织见面、议事行为或过程。会议组成要素可分为基础要素（会议目标、召开时间、会议地点、主持者、和会者、专题、议题、日程）和选择要素（会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、多种消耗材料等） 2、会议种类 （1）按组织类型可分为内部会议或外部会议，正式会议和非正式会议 （2）按时间方面要求性可分为定时和不定时两类 （3）按出席对象可分为联席会、内部会、代表会、群众会 （4）按功效性质可分为法定性会议、决议性会议、实施性会议、通知性会议、学术性会议、显示性会议 （5）按议题性质可分为专业性、专题性、综合性等 （6）按规模可分为特大型、大型、中型、小型 （7）按会议采取方法手段可分为常规会、广播会、电话会、电视会等 （8）按和会者国籍及议题可分为中国会议和国际会议 3、企业常见会议各类和作用 （1）经理例会 （2）部门职员例会 （3）股东会*（P3） （4）董事会 （5）企业年会 （6）用户咨询会 （7）产品展销定货会 （8）业务洽谈会 （9）新产品新闻公布会 4、发送会议通知 (1)发送方法或形式：口头通知和书面通知、正式通知和非正式通知。 (2)发送内容 会议通知关键内容：被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、企业全称、通知部门、通知者姓名 和职务、通知日期。 1)会议相关材料：预备议程、事先需准备材料或其它需让和会者事先了解情况。 2)回复时需要信封、邮票等。需要回复会议通知或预备通知中可加入明信片，上面应注明本企业企业地址、邮编、电话、发信人姓名等。 3)会议中使用相关票据。 4)附说明或回执单，要求和会者通知具体抵达和返程日期，标明交通工具及线路。 (3)发送通知程序（P8） (4)发送会议通知注意事项 1)明确会议通知发送对象。 2)落实发送回复确定步骤。 3)对书面会议通知地址、邮编要填写正确。 (5)处理回执 1)回执一定要注明寄回截止时间。 2要明确会议组织者所需了解关键信息。 3)回执寄回后要认真统计，立即确定。 5、会议多种准备工作 (1)制作姓名卡片、会议证件、会议指示标识方法 会议证件作用：证实身份、确保会议安全、统计到会人数、维持会议程序 会议指示标识分为标识牌、区域图、名签和台签 1)内容设计上有会议名称、和会者姓名、称呼、身份、组织名称。 2)关键大型会议要贴本人照片，并加盖印章。 3)证件形式应反应出会议内容 4)应区分和会者身份。会议证件有类型关键有代表证、列席证、工作证、记者证、贵宾证 5)应在会议接待区向和会人员发放姓名卡片，在主席台放置台签式姓名卡片 6)注意会议证件中文化理念 (2)会议文件资料发放基础方法 1)根据和会者名单，准备好每人一个文件袋。 2)分发关键文件要编号、登记，保密文件要注明密级。 3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。 4)适时适量。 5)内容关键又需要事先送达和会者文件，可派专员递送或用传真、特快专递送达。 (3)会议所需用具和设备准备 1)准备会议所需物品要尽可能考虑全方面，有备无患。 2)会议用具和设备类型分为必备用具和特殊用具。 (4)预订内部会议室方法 1)要打出一定提前量，在确定正确会期后，应尽早预订。 2)在使用前一天，一定要再次落实。 3)会议室大小、格局、设备配置和会议人数、性质和类型相匹配。 4)留有足够自由使用空间，会议之间间隔不宜太紧。 5)事先查看会议议程，了解会议是否需要音像辅助设备，并事先将设备调整到最好状态。 (6)会议住宿工作 (5)接站报到工作关键步骤 1)掌握和会者抵达时间和联络方法。 2)备有足够车辆和接待人员。 3)有统一指挥调度系统，人车要值班。 4)全部车辆和人员要按时间、路线接送 5)如设接待站要制作醒目标牌子或横幅，表明“××企业接待处”字样；并设置引导牌或标识牌，表明