物业公司各类文件材料的归档制度.docx

物业公司各类文件材料的归档制度 为了完整，系统地保存本企业工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以满足企业各方面的需要，特制订本制度。 （一）归档范围 1、党群管理工作形成的文件材料。如：党务综合性工作或党组织其他有关会议文件材料；党组织建设、党员管理和纪检监察工作文件材料等。 2、行政管理工作形成的文件材料。如：企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料；企业章程、证照，企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料等。 3、经营管理工作形成的文件材料。如：企业改革、经营战略决策文件材料；计划与统计工作文件材料；企业发展规划、各项发展计划文件材料；责任制管理文件材料等。 4、物业管理工作形成的文件材料。如：各物业项目招投标文件材料；各物业项目验收文件材料；各专项业务管理有关文件材料等。 5、基本建设工作形成的文件材料。如：可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材料；基建项目的设计文件材料等。 6、设备仪器管理形成的文件材料。如：购置设备、仪器的立项审批，购置合同；设备、仪器的开箱验收或接收文件材料等。 7、会计档案。如：会计凭证（原始、记账、汇总）；会计账簿；年度财务报告（决算）（包括文字分析）等。 8、职工个人档案。 9、特殊载体档案。如：声像类；实物类等。 10、物业项目形成的文件材料。如：小区规划相图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图（安装图）、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料；房屋管理与维修养护等文件材料；共用设施设备管理等文件材料。 11、其他应归档的文件材料。 （二）归档时间 1、企业自身形成的管理性文件材料一般应在办理完毕后第二年上半年归档。 2、基本建设、设备项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。 3、 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收时即时登记，安装调试后归档。 4、企业职工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。 5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 6、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档要与纸质文件归档时间一致。 7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 8、需要随时归档的文件有：物业管理项目交接，基本建设和设备设施类变更、修改、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料。 （三）归档要求 1、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。 2、文件材料归档后不得更改。 3、归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。 4、归档的文件材料自己要符合长期保管需要、严禁使用易退色的书写材料如圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝（红）墨水等书写。 5、对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。 6、对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。 7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与其承担任务相关的文件材料，有合同、协议规定的，按其要求执行。 8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 9、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 （四）归档份数 归档文件材料一般一式一份。重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 （五）归档手续 向档案部门移交档案时，必须填写《档案文件移交清单》一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚；确认无误后，双方签字，各留一份，以备查考。