利用EXCEL进行学生成绩管理小技巧.doc

浅谈 EXCEL在学生成绩管理中的应用体会 甘南州卫生学校 马海梅 教师对学生的成绩进行统计、 分析、 查询是一项非常重要 , 也是十分繁琐的工作。 如何将繁琐 的工作简单化、程序化，在多年的教学实践工作中本人充分利用了ＥＸＣＥＬ强大的数据处理功能，快速的完成了对学生的各项考试成绩的统计、分析和查询，十分便捷。下面就此工作谈谈自 己的应用体会。 一、快速统计学生考试成绩分布情况 在利用 EXCEL管理学生考试成绩时，教 师常常要统计各学科相应分数段的学生人数。 FREQUENCY是一个专门用于统计某个区域中数据的频率分布函数， 我们用它来统计各学科各分数 段学生的人数，就可以是这项工作变得非常方便。 1、打开学生成绩表（格式内容见图一）。 图一 2、在 A11 至 A15 单元格录入学生考试成绩的统计分段点。如在本例中采用的统计分段点为： 59、 69、79、 89，即统计 59 分以下、 60-69 、 70-79 、80-89 、90 分以上五个学生考试成绩区段的 人数分布情况，当然你也可以根据自己的实际需要在此进行不同的设置。 3 、选中单元格区域 B11 至 B15，录入公式“ =FREQUENCY(B2:B8,A11:A15) ”，由于该公式为 数组公式，在录入完上述内容后，先按下 F2 键后，再同时按下“ Ctrl+Shift+Enter ”键，为上述 公式内容加上数组公式标志即大括号“ {} ”。 4、当上述操作完成后，在 B11 至 B15 单元格就迅速得到了正确的学生考试成绩分布情况 , 由 于数组公式也支持用 “填充柄 ”拖拉填充 ,同时选中 B11 至 B15 单元格区域，将鼠标移至 B11 单元 1 格右下角， 成细十字线状时，按住左键向右拖拉， 就可以统计出其它学科各分数段的学生数 (见图 ) 。 图二 5、 值得注意的是，在设计统计区段时，这个统计区段必须比统计分段点的数据个数多一个。 这个多出来的统计区段用来表示超出最高间隔的数值个数。例如，在本例中，我们设计的统计分段 点为 59、 69、 79、 89 四个数值，这时要想取得正确的统计区段分布数据，就必须在 B11 至 B15 五 个单元格中输入 FREQUENCY() 函数计算的结果，多出来的这一个单元格将统计出学生成绩表中大 90 分的人数。 二、快速查询学生的考试成绩 每次考试结束之后，最让老师头痛的就是成绩查询了。在 Excel 中函数 vlookup 可以使我 们很轻松的完成这项工作。我们以查询“杨霞”的各科成绩为例首先来建立一个成绩查询模式。 操作如下： １、打开学生成绩工作表（仍以图一为例）。 ２、插入新的工作表 sheet2 ，在 A2 至 A7 单元格依次输入图一中的所有字段名，次序、格式 不能变 , 在 B2 单元格输入“杨霞”。 3、选定 B3 单元格，录入公式“ =vlookup($B$2,Sheet1!$A$2:$F$8,2,FALSE) ”，按确定后 便可得到物理成绩；接着选定 B4，输入上述公式的同时将倒数第二项数字 2 改为 3 后按确定， 可得到语文成绩，依次类推，直到得到“杨霞”的所有科目的查询结果（见图三）。 2 图三 4、有了这个成绩查询模式，现在只要在指定单元格 B2 中输入欲查询成绩的学生姓名（如 “姚海霞”）按确定后，她的各科考试成绩就会自动显示出来。非常便利（见图四） 。 图四 5 、在录入上述公式时需要注意的是 , “ $B$2”指的是需要在数据表首例查找的值， 它可以为 数值、引用或文字串； “ Sheet1!$A$2:$F$8 ”指的是用于查找数据的区域； “ 2”指的是要查询的科 目在查询区域中的列序号，默认情况下是按升序排列的； “ FALSE”是一个逻辑值，用它来指明 VLOOKUP 返回值时要精确匹配还是要大致匹配，如果为“ TRUE ”或省略，则返回近似匹配值， 也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于“ $B$2 ”的最大数值；如果为 “ FALSE”，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到则返回错误值“ #N/A ”。 由此可见， 在实际工作中， 如果能够经常利用信息技术手段， 将信息技术融入到实际工作中， 对我们的工作将会起到一个事半功倍的作用。 3