2021提升工作效率时间管理.ppt

如何提升工作效率 （高效的时间管理） xxx 目录 1 2 常见的时间陷阱 时间管理六步 高效能的九条守则 3 第一章 常见的时间陷阱 由于沟通不良或不足，导致走弯路、出错、返工。 文件 / 废纸 / 杂物多；文件存放系统混乱。 不速之客的干扰；常被电话打断工作。 交办工作时，没有明确最后期限。 花较多时间替下属拿主意。 繁多、冗长、低效的会议。 过于注重细节 , 追求完美 . 缺乏细致的实施计划。 过多文书记录。 长时间面谈。 第二章 时间管理六步 1 做好计划和统筹 3 化繁为简 2 要事第一 4 学会说“NO” 5 明确期限 6 改进方法和习惯 1 做好计划和统筹 01 一般情况下，在每年、每月、每周、每天当中， 较忙的是什么时间段？ 有哪些工作可以提前做？ 02 2 要事第一 2.1 二八定律（帕累托法则） 19 世纪末意大利经济学家巴莱多发现 , 在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约 20% ， 其余 80% 尽管是多数，却是次要的，因此又称二八定律。二八定律被广泛应用于社会学及企业管 理学等。 最佳效果 的工作 80% 来自 20% 的时间 因此管理时间，也需要重 视那 80% 的时间，让其尽 较次要的工作 20% 80% 花掉 可能多地处理更重要的工 作。产生更大的价值。 的时间 2 要事第一 2.2 四象限原则（时间管理矩阵） 把事务按其紧迫性和重要性分成 ABCD 四类，形成时间管理的优先矩阵。 重要紧迫 ? ? ? 危机 紧急状况 有限期的计划 不重要不紧迫 A B D C ? ? ? 琐碎的事情 某些信件 无聊的谈话 重要不紧迫 ? ? ? 学习新技能 建立人际关系 保持身体健康 不重要紧迫 ? ? ? 某些电话 不速之客 某些会议 2 要事第一 2.3 有序原则（ ABC 分类法） ABC 分类法又称帕累托分析法，它是根据事物在技术或经济方面的主要特征，进行分类排队，分 清重点和一般，从而有区别地确定管理方式的一种分析方法。由于它把被分析的对象分成 A 、 B 、 C 三类，所以又称为 ABC 分析法。 65% 20% 15% 在目标达成贡献中占比 15% 20% 65% 在任务总量中占比 A 级任务 特别重要 B 级任务 比较重要 C 级任务 不重要 3 化繁为简 简化工作是所有优秀管理者的共同特质， 工作愈简化，愈高效，也愈不会出问题。 所以要善于将复杂的问题简单化。 通过两个小故事来感受下 ———— — 3.1 故事一（该丢下哪一位科学家？） 英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答 活动。 题目是：在一个充气不足的热气球上，载着 三位关系世界兴亡命运的科学家。 第一位是环保专家，他的研究可拯救无数人 们，免于因环境污染而面临死亡的恶运。 第二位是核子专家，他有能力防止全球性的 核子战争，使地球免于遭受灭亡的绝境。 第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运用 专业知识成功地种植食物，使几千万人脱离饥 荒而亡的命运。 此刻热气球即将坠毁，必须至少丢出一个人 以减轻载重，使其余的两人得以活存，请问该 丢下哪一位科学家？ 3.2 故事二（你会救哪一幅画？） 法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛，其 中有这样一道题目： 如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了，在只 能抢救一幅画的情况下，你会救哪一幅画？ 在该报收到的成千上万的答案中，答案最多 的是《蒙娜丽莎》，而法国名作家贝尔纳以最 佳答案获得了该题的奖金。 4 学会说“ NO ” 在工作中不要让不好意思害了我们 ! 5 明确期限 帕金森定律： 如果你安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢 你的节奏以便用掉所有分配的时间。 1 给自己的目标、计 划设定清晰的期限。 自己 2 要与别人约定期限。 他人 3 期限 3 这个期限最好是 合理而又稍偏紧的。 6 改进方法和习惯。 “你想把球从洞里挖出来，却把洞 愈挖愈大。” —— 西方谚语 通过两个小故事来体会！ 6.1 故事一（勤劳的保洁员） 一个企业的董事长走在他的厂区里，经过一个正在清 扫落叶的保洁员身旁。保洁员拿着一把长长的扫把，费力 地扫着。而那把扫把实在太旧了，齿间稀疏，漏掉了许多 的叶子。 董事长停下来问：“先生，你的工具太不好用了吧， 为什么不换一把？” “我只有这一把了。”保洁员头也不抬地忙乎着他的活。 “你为什么不去仓库领一把呢？” “仓库离我这儿太远了，来回要花不少时间，我还有很 多地要扫。”保洁员用手擦拭一下汗水，这才发现和自己 说话的竟是董事长，不禁有些不知所措。“噢，董事长， 我不知道是您，我这就去仓库领一把。” 看着保洁员离去的背影，董事长十分生气：“这是在 工作吗？真不能理解！要不是看在他从不偷懒的份上，我 现在就开除他。”