XX物业公司合同管理制度.doc

PAGE PAGE 1 上海交达徳律风物业有限公司合同管理制度 （试行） 总则 为了降低经营风险，减少失误保障公司的权益不受侵害，提高公司信誉和经济效益，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》以及其他相关法规并结合本公司的实际情况特制定本制度。 本制度适用于本公司各部门。 本制度适用于各类经济合同。 合同的范围 当事人订立合同应遵循公平、公开、公正、平等和自愿的原则。当事人应遵守法律、行政法规，尊重社会公德，不得扰乱社会主义经济秩序，损害社会公众利益。 合同内容由当事人约定，条款主要包括：当事人的名称（姓名）和住所；标的；数量；质量；价款或报酬；履行期限、地点和方法；违约责任；解决争议的方法。当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。 对外签定合同必须是本企业的法定代表人；法定代表人可委托代理人对外签定合同，但须有法定代表人的授权书，委托代理人在授权范围内行使对外签约权。无权或越权行为人所订立的合同由该行为人自己承担责任。 合同的签订 在经济合同签订前，签约人、经办人必须认真了解对方当事人的情况，包括：对方当事人的主体资格、经营范围、履约能力以及资信情况、对方签约人的签约权限等。 合同除及时结清者外，应一律采用书面形式。 重要、大额合同正式签订前一般应请法律顾问审核并签署意见；根据法律、法规的有关规定和实际需要，有些合同可以报工商行政管理部门鉴证或请公证部门公证。 合同的审批 合同签订前须经过审核批准 企业的一般合同由各部门负责合同签定前的具体准备工作，并将正式合同报公司审批后由公司统一签署；重要、大额合同由公司负责组织，各部门参与共同完成合同签定的具体准备工作并将正式合同文本报公司总经理审核（或报董事会审核），经批准后由公司统一签署。 企业的合同的审核实行“会签制度”。 前款所称的的一般合同，重要、大额合同的涵义是： 一般合同是指在公司经营范围内金额在2000元以下的为从事正常经营业务所签订的合同； 重要合同是指合资、合作经营合同；承包经营合同；对外投资、融资借款合同；房屋场地和重大设备租赁合同；无形资产转让合同以及其它对企业经营可能产生较大影响的合同。 大额合同是指涉及金额达2000元以上或超过公司注册资金10%以上的合同。 合同的履行与变更 合同依法成立即具有法律约束力。各部门和有关人员都应认真履行合同的条款并应当重点注意几个方面： 履行合同条款的权利和义务时一定要注意时效性，防止和规避我方出现违约现象。若出现问题应及时调整，化解风险； 合同一旦生效，已经签定的正式合同文本一份应交给本公司财务部，以便按合同条款所规定的时间和款额收款或付款。财务部门应对出现违反合同条款的情况及时通知企业负责人。 加强验收手续。无论是货物贸易、服务、咨询，还是工程竣工等均应严格验收手续，同时以书面形式保留验收资料。 合同履行过程中确因无法逾越的困难或障碍而不得不变更或解除合同的应从注意保护公司的合法权益出发，从严把握。 当事人双方应在法律规定或合同约定的期限内进行协商，协商一致后方可变更或解除合同。变更或解除合同均应以书面形式予以确认。 变更或解除合同的程序同签定合同的审批要求一致。 若经工商鉴证或公证处公证的合同均应报有关部门备案或重新公证。 合同纠纷的处理 第十四条 合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷，应按合同约定、法律法规的有关规定妥善处理。发生合同纠纷后企业应立即组织专题小组或指派专人认真应对、处理，绝不能发生由于我方的失误而造成损失的情况出现。 第十五条 处理合同纠纷的原则是：以友好协商为主，做到有理、有利、有节；以法律法规为准绳，以合同约定为依据，保障我方合法权益。 第十六条 合同纠纷处理或执行完毕，应将有关资料汇总、归档，以备考察。同时向公司作出书面汇报。 合同的管理 第十七条 公司对合同管理的要求是：统一管理、专业归口；分级操作，责任到人。公司合同管理的部门为办公室。 第八章 加强合同基础管理 每份合同都应编号，不重复，不遗漏。合同各种资料，包括合同正副本及其附件；合同文本的签收记录；分期履行的情况记录；变更、解除合同的协议（包括文书、函电）等，均应及时建档，妥善保管。 签署合同应使用公司的合同专用章，其它印章一律不得用于签订合同。合同专用章经申报批准后刻制，统一编号，专人保管使用。凡使用合同专用章签约的必须由用印人填写用印登记，确认用印人做好用印记录。印章如遗失，应立即向公安部机关报案，登报声明作废，还要追究有关人员的责任。 合同保管部门（或专人）应对合同内容中涉及保密的条款应承担保密责任，以免由于商业机密泄露对企业造成不必要的经济损失。 合同会签的流程和各个部门的职责 公司或各个部门提出项目的申请以书面形式报公司领导； 公司领导组织相关部门和有关人员进行项目