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课程大纲 电子邮件收件人/抄送/密送 电子邮件主题 电子邮件称呼与问候 电子邮件正文 关于附件 电子邮件语言的选择 电子邮件结尾签名 电子邮件的回复及其他注意事项 电子邮件收件人/抄送/密送 电子邮件收件人/抄送/密送 收件人是受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应的人。 而抄送的人则只是需要知道这回事。没有义务对邮件予以响应，若被抄送的人对此有建议，当然可以回复此电子邮件。 而密送，这个一般不用。 总的原则，发信人一定要根据不同情况，区分收件人和抄送人，不要一股脑把一堆人都放在收件者里。 电子邮件主题 电子邮件主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 电子邮件主题 电子邮件主题注意事项： 最忌空白 忌冗长（要简短） 写明邮件缓急状态以及是否需要采取措施。比如：关键客户满意度事件，需要在明天之前处理。 有针对性，鲜明对应正文内容及重要性。一般一封信只针对一个主题。 电子邮件主题 电子邮件主题注意事项： 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 电子邮件称呼与问候 邮件开头要恰当地称呼收件者 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络 。 电子邮件称呼与问候 Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”。 结尾常见的写个Best Regards；中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 电子邮件正文 正文应简明扼要的说清楚事情； 第一行表明你的信息所要到达的目标：“需要你批准……”，“想要请你…..”等等。这让接受者知道他需要马上采取什么行动 电子邮件正文 如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件（大约一个显示屏内即可） 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。 电子邮件正文 正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感 电子邮件正文 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 。 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 电子邮件正文 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体（尤其红色字体）、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。 电子邮件正文 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合 。? 电子邮件正文 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！ 关于附件 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 附件文件用有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 关于附件 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 如果附件是特殊格式文件，因