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公函的注意问题及范文公函 公函的注意问题及范文 函，即信 ; 公函即公务信件。它是上下级之间或者平行机关以及 不相隶属机关之间在商洽和联系工作、资讯和答复事件或者问题时所 使用的基本文体。函的一个重要特点是不受公文所规定的各种严格限 制，如不用在公文中重要的文件头，也可不编文件号，有时标题也可 以不要，因此用起来极为简便。 公函的用法大约有下面几种： 1 、当下级机关需要向上级机关去询问一般事宜的时候，或者上 级的机关需要答复或催办下级机关的一些有关事宜。 2 、平行机关或者不相隶属的机关之间商洽一些有关事宜， 3 、机关或者机构常常用函来通知一般事项。如通知开一般性的 会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函 。 4 、向上级机关请示较小事宜也常用函。 函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。 函的结构、内容和写法 由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性 。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。 公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和 第 1 页 共 5 页 写法要求如下： ( 一) 首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。 1 、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称 、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。 2 、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格 写明全称或者规范化简称，其后用冒号。 ( 二) 正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 1 、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的 、根据、原因等内容，然后用现将有关问题说明如下：或现将有关事 项函复如下：等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来 文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。 2 、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事 项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询 问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得 体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还 要注意答复事项的针对性和明确性。 ( 三) 结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解 决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批 准等。 ( 四) 结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运 第 2 页 共 5 页 用不同的结束语。如特此函询 ( 商) 、请即复函、特此函告、特此函复 等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使 用此致、敬礼。 ( 五) 结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日 ; 并加盖公章。 撰写函件应注意的问题 函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平 行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压 人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行 文的针对性，答复的明确性。 其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像 对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。 中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函 大学： 近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得 了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双 方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面 建立全面的交流协作关系，特提出如下意见： 一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。 ( 略) 二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣 第 3 页 共 5 页 的课题进行协作。 ( 略) 三、根据所、校各自人