接电话的礼仪常识.docx

接电话的礼仪常识 接听电话不可太随便， 得讲究必要的礼仪和一定的技巧， 以 免横生误会。无论是打电话还是接电话， 我们都应做到语调热情、 大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。 1、及时接 一般来说，在办公室里，电话铃响 3 遍之前就应接听， 6 遍 后就应道歉： “对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件 要紧的事情不能及时接听， 代接的人应妥为解释。 如果既不及时 接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快 接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。 2、确认对方 对方打来电话， 一般会自己主动介绍。 如果没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问： “请问你是哪位 ?我能为您做什么 ? 您找哪位 ?”但是，人们习惯的做法是，拿起电话听筒盘问一句：“喂 ! 哪位 ?”这在对方听来，陌生而疏远，缺少人情味。接到对 方打来的电话，您拿起听筒应首先自我介绍：“你好 ! 我是某某某。”如果对方找的人在旁边，您应说：“请稍等。”然后用手 掩住话筒，轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在，您应该告诉对方，并且问：“需要留言吗 ?我一定转告 ! ” 3、讲究艺术 接听电话时，应注意使嘴和话筒保持 4 厘米左右的距离 ; 要 把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。 最后，应让对方自己结束电话，然后轻轻把话筒放好。不可 “啪——”的一下扔回原处，这极不礼貌。最好是在对方之后挂 电话。 4、调整心态 当您拿起电话听筒的时候， 一定要面带笑容。 不要以为笑容 只能表现在脸上，它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对 方马上对我们产生良好的印象。 如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。 打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖 ; 说话时，声 音不宜过大或过小，吐词清晰，保证对方能听明白。 5、左手接听 便于随时记录有用信息。 商务电话礼仪 : 国际商务运作离不开电话这一便捷的通讯工具， 当你的声音 通过话筒传向世界各地时，是否也能做到彬彬有礼 ? ①语调的魅力用清晰而愉快的语调接电话能显示出说话人 的职业风度和可亲的性格。 虽然对方无法看到你的面容， 但你的喜悦或烦躁仍会通过语调流露出来。 ②打电话时语调应平稳柔和、 安详，这时如能面带微笑地与对方交谈， 可使你的声音听起来更为友好热情。 千万不要边打电话边嚼口香糖或吃东西。 ③得体的问答来电应在第二声铃响之后立即接听， 在礼貌问 候对方之后应主动报出公司或部门名称以及自己的姓名， 切忌拿 起电话劈头就问：“喂，找谁 ?”同样，来电话人需要留话也应 以简洁的语言清晰地报出姓名、单位、回电号码和留言。 ④结束电话交谈时， 通常由打电话的一方提出， 然后彼此客 气地道别。 无论什么原因电话中断， 主动打电话的一方应负责重 拨。 ⑤电话留言在商业投诉中， 不能及时回电话最为常见。 为了 不丧失每一次成交的机会， 有的公司甚至作出对电话留言须在一 小时之内答复的规定。一般应在 24 小时之内对电话留言给予答 复，如果回电话时恰遇对方不在，也要留言，表明你已经回过电 话了。如果自己确实无法亲自回电，应托付他人代办。