ISO文控管理解决方案精品.docx

易度 ISO文控管理解决方案 广州润普网络科技有限公司 2010 年 4 月 前 言 本文档作为易度文档管理系统产品介绍的一个组成部分， 主要是 对 ISO 文控管理解决方案的阐述， 使用户通过阅读本文对易度 ISO 文 控管理有一个大致的了解。 如果您想了解更多关于易度文档管理系统的产品介绍细节， 可以 参考相关文档： 《易度文档管理系统产品介绍》 《易度文档管理系统使用手册》 目 录 1 ISO文控管理常见问题 ............................................. 4 2 易度 ISO文控管理解决方案 ....................................... 5 2.1 文控中心.................................................. 5 2.2 在线文件库 ................................................ 6 3 文控流程功能详细说明 ............................................. 7 3.1 文控初始化设置 ............................................ 7 3.2 编制流程.................................................. 9 3.3 变更流程.............................................. 12 3.4 文档分发.............................................. 14 3.5 收回流程.............................................. 18 3.6 文档借阅................................................. 21 3.7 文档销毁.............................................. 22 3.8 文档遗失损坏 .......................................... 25 随着市场竞争日趋激烈，企业文档管理需要建立一套完整严谨的 ISO 文控 管理体系，节省大量文件管理的人工成本， 通过在系统中建立企业的文控中心， 落实质量管理理念， 帮助企业规范管理， 提高文控管理效率， 实现无纸化办公。 1 ISO 文控管理常见问题 文档审核效率低 质量文件的建立、 变更，必须由相关人员来办理文档的审核和分发， 有时 需要多人共同审核，费时费力，办理周期长，审核效率低。 纸质文档，浪费严重 现在对于文件色彩质量的要求越来越高， 95％的文件都要求用彩色打印， 要求高清， 必须指定打印机才能满足。 所以如果采用传统的纸质管理， 会 造成大幅 印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。同 时部分文件制作部门同时也是接收部门， 造成反复复印、 发放，浪费资源。 无法及时发放 当遇到大量文件需要发放时， 由于对文件的缓急程度等不清楚， 对相对较 急的文件存在不能及时发放的现象， 或者由于缺乏及时的通知， 造成发放 后的接收不及时。 旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆 文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，而旧版本仍可调用， 导致文件版本混乱、文档使用不正确等情况， 以至造成不必要的经济损失。 文件查询、调阅困难 随着文件的增多， 如何快速的找到需要的文件并快速调阅是非常困难的事 情。而且往往文件还需要关联许多其他文档， 因此如果需要彻底了解一份 文件就需要查询调用多份文档。 2 易度 ISO 文控管理解决方案 易度 ISO文控管理解决方案遵循 ISO9001标准，提供强大的流程管理和文档 全生命周期管理。系统实现 ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等 文档全生命周期的电子化管理， 提供强大的文档权限管理、 版本管理及流程操作 历史等，不仅可以大幅节省印刷和纸张成本，而且可 >以提高管理效率和降低管 理成本。易度 ISO 文控管理解决方案是帮助企业推动 ISO 文件管理、通过认证 的最佳解决方案。 易度文控管理系统主要包括文控流程中心、 和受控文件库 2 部分，文控流程 可根据用户的实际需要进行定制。 2.1 文控中心 文控中心存放了全部图纸的文控信息，支持各种文控流程。 文控流程可以实现 ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档 全生命周期的电子化管理，并且全部表单流程可根据用户实际需要进行自主定 制，设置不同的文控流程。 特点： 支持多个流程步骤的串行审核和并行审核流程。