人事档案管理实施新版细则.docVIP

人事档案管理实施细则 TOC \o 1-4 \h \z \u 一、总则 1. 目标 第一条 为了提升级案管理水平，建立和完善科学、规范企业人事档案管理，理顺劳动关系变动转移程序，做好个人档案搜集、整理工作，有效地保护和使用档案，特制订本实施细则。 2. 标准 第二条 人事档案管理根据“一人一号、一人一档、专员负责、规范标准。”标准，由人事行政部门责任人事档案归集和管理，以确保档案完整和安全。人事档案属永久性保留档案，任何部门或个人不得销毁或丢失档案。 3. 适用范围 第三条 本实施细则适适用于企业全部职员。 二、分则 （一）人事档案建立 第四条 通常企业职员，人事行政部门应为其建立个人档案编号和档案卷宗，并按企业档案规范进行分类管理。 第五条 为了方便人事档案归档和查询，本着“简便、有效”标准，对企业人事档案进行统一编号。编号由两部分组成：第一部分为企业代码，即企业名称中“雪峰”大写拼音字母：XF；第二部分为个人编码。例：张三个人编号为0001，则张三人事档案编号为XF0001。 人事档案是指在人事工作中形成统计职员在企业关键经历、学历、培训、社会关系、业务能力、工作情况和奖惩等个人情况文件材料，关键包含入职档案、履职档案、离职档案等，具体以下： （1）入职档案： 职员编号： 序号 名称 内 容 摘 要 备注（页码、有没有） 1 应聘简历 2 应聘资质 身份证、户口簿、学历证书、专业技术证件等 3 健康证实 4 面试通知书 5 应聘记录表 6 面试评价表 7 录用通知书 8 入职记录表 9 劳动关系解除或终止证实 和上一家供职单位解除或终止劳动关系证实 10 入职手续交接单 包含新职员报到手续表、物品领用单、交接单等 11 劳动协议书 包含劳动协议、尤其约定、保密和竞业限制协议 12 职位说明书 13 规章制度 包含职员手册、规章制度等 14 培训服务期协议 15 担保书 16 申明书 （2）履职档案： 职员编号： 序号 名称 内 容 摘 要 备注 1 转正申请书 2 转正同意书 3 技术资质 在职期间是否取得对应专业技术或职称等 4 请假条 5 基础考评情况 6 绩效考评情况 7 培训情况 8 岗位变动 9 工作地点变动 10 薪酬变动 11 年度工资发放表 12 奖励、处罚 13 年度体检 14 年度社保缴费表 15 劳动协议续约书 （3）离职档案： 职员编号： 序号 名称 内 容 摘 要 备注 1 辞职申请书 2 辞职同意书 3 开除、解除、终止劳动协议通知书 4 离职交接表 5 停缴社会保险同意书 6 保密和竞业限制确定书 7 离职评价表 8 9 10 第七条 在制作上述人事档案资料时，应该根据序号和名称放入对应档案内，并在备注中注明页码，存有资料一栏在备注中画“√”，无对应资料留空不填。装卷应按档案分类统一装入“档案袋”中，在档案袋上写明职员姓名、档案编号，并按档案类别次序存放在对应档案柜中。 人事行政部按档案编号、姓名为每位职员建立“人事管理信息表”，并将职员个人基础信息录入表中，具体包含编号、姓名、性别、身份证号码、住址、户籍所在地、年纪、政治面貌、行业年限、健康证期限、所持资格证、入职申明、入职前经历、劳动协议签署时间、社会保险购置期间、职员考评、竞职、奖励、处罚等信息。 职员电子档案是相关职员全方面信息存放、跟踪关键工具。相关职员信息变更，必需当月在职员个人电子档案中进行登记更新。每个月末，对档案进行备份。以确保电子档案安全管理。 （二）人事档案管理 对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。严格实施保密制度，确保档案绝对安全和正确无误。 依据安全保密，便于查找标准，人事档案保管应保持清洁，整齐和适宜温湿度，做好防火、防潮、防盗保护方法。 对人事档案接收、传输必需严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按借阅程序办理。 第十三条 职员本人有正当理由需要查阅档案，须填写《人事档案查阅申请表》（附后），经过部门责任人和人事部门责任人同意，能查阅本人人事档案，任何她人档案概不查阅。 人事档案查阅申请表 档案号 姓名 查阅时间 查询原因： 查阅□（ ） 复印□（ ） 其它□（ ） 查阅人签字 查询情况： 部门责任人 人事行政部责任人 第十四条 经理及以上人员可直接借阅所管部门职员档案，跨部门借阅职员档案需附总经理审批同意签字，具体见《人事档案借阅表》附后）。借