人事档案管理核心制度.doc

人事档案管理 目标：为规范XXXX人事档案管理，确保人事资料完整性和正确性，现将相关事项通知以下： 一、电子档案管理 1．电子信息录入：档案管理员必需在职员入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当日立即对其全部相关个人信息进行初始录入，部分暂未搜集到位资料信息需在职员入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。 2．电子信息更新：职员个人信息发生变动时，需立即对其电子信息进行更新。 二、纸质资料管理 （一）搜集 档案管理员在搜集人事档案资料时，要仔细查对资料信息，确保资料完整、真实、有效，资料搜集齐全后须立即整理归档。 （二）整理 1．人事档案分类 人事档案纸质资料大致分为基础档案资料、其它档案资料、离职档案资料三大类；其中基础档案资料和其它档案资料属于在职期间资料，离职档案资料是职员离职时需要办理资料。 （1）基础档案资料 ①管理人员基础档案资料关键包含：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基础资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类； 职员基础档案资料关键包含：入职基础资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类； （2）其它档案资料 ①其它档案资料是指除了基础资料以外其它在职期间档案资料，这部分档案资料会依据实际情况定时或不定时更新。 ②其它档案资料分类 累积类资料：是指不可用新版替换旧版其它档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中； 更新类资料：是指可用新版替换旧版其它档案资料，这一类资料仅需用新版替换旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。 ③管理人员其它档案资料（累积类）关键包含：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家眷工作情况记录表、任免类文件、调动交接资料共四类；其它档案资料（更新类）关键包含：劳动协议及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。 职员其它档案资料（累积类）关键包含：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其它档案资料（更新类）关键包含：劳动协议及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。 （3）离职档案资料 离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档档案资料。 三、档案组卷、存放要求 1．有条件单位应该设置专用档案室，办公条件不足以设置档案室，应该设置专用铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，关键档案要专柜存放。 2．每位职员人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基础档案目录》并注明档案内资料，必需时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm档案盒存放档案。 3．档案盒背侧应该贴有统一档案名称及档案号。 4．档案盒内首页应该设置档案索引表。 5．依据《制度》相关档案分类要求，设置档案盒。档案子类别、文件数量较多情况下，应该设置档案分类分文件夹。 6．归档文件材料，必需用统一汇报纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，严禁使用圆珠笔或铅笔。 五、管理标准 1．行政人事部设置档案管理员，对人事档案进行统一管理，标准上管理人员档案资料终生保留，生产工人档案最少保留两年； 2．职员调离原企业时，原企业档案管理员需对其档案资料进行检验，并抽出档案资料中劳动协议资料存于原企业。职员调出时还需和原企业签署《劳动协议补充条款》一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调入企业，一份由原企业连同其协议资料一起保留； 3．未经许可，任何人不得借阅人事档案资料。 附件： 1.《应聘人员记录表》 2.《职员入职申请表（管理）》 3.《职员入职申请表（普工）》 4.《背景调查表》 5.《和原单位解除劳动关系证实书》 6.《入职培训统计表（管理）》 7.《入职培训统计表（普工）》 8.《劳动协议签收单》 9.《劳动协议签收一览表》 10.《职员转正审批表》 11.《培训学分分录表》 12.《外部培训申请表》 13.《培训协议》 14.《外部培训汇报》 15.《管理干部履历表》 16.《内部调动审批表》 17.《劳动协议补充条款》 18.《工作移交清单》 19.《管理人员离职审批表》 20.《生产职员离职审批表》 21.《解除劳动关系确定书》 22.《档案管理信息表－贴档案袋用》 23.《管理人员人事档案目录》 24.《生产人员人事档案目录》 001-应 聘 登 记 表 　　 申请职位: 　　　　　　　　 姓 名 性别 出生 年月 婚否 相 片 政治面貌 学历 籍贯 民族 所学专业 身 高 体重 技术职称 电话号码 身份证号 身份证住址 现居住地 爱好及专长 家 庭 成 员（若有亲属在本企业工作请说明） 亲属姓名 关系 年纪 工作单位、职务、通讯住址 联络电话 教 育 背 景（从最高学历填起） 就读时间 就读学校 所学专业 有否证书 证实人及联络方法 年 月至 年 月 年 月至 年 月 年