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物资退换货管理规定 编号：3QM-GYL-07 生效期：2016.11.4 版本：A 修改次：第1次修改 物资退换货管理规定 签发： 总裁办核稿： 会签日期： 部门负责人审核审核日期： 编制人日期： 编制部门： 修订历史 更新次数 更新日期 修订人 主要修订摘要 1 2016.10.27 1 姚永军 修改部门名称和流程图 d 物资退换货管理规定 编号：3QM-GYL-07 生效期：2016.11.4 版本：A 修改次：第1次修改 目的 规范物资管理流程，避免物资退货导致账务混乱、额外费用的产生及责任不明确形成 长期呆账的现象。 适用范围 适用于公司各事业部物资配送中退货和换货的管理。 用语定义 无 参考文件 《采购管理规定》、《物资仓储管理规定》 职责分工 5.1物资顾问部 5.1.1负责与分店对接，接收分店退货要求并进行判断是否给予退货。 5.1.2将分店退货及换货的需求口头或呈请函形式告知采购执行部。 5.2采购执行部 5.2.1负责接收物资顾问部申请的退货及换货需求，及时与供应商沟通，并在系统中操作相 应流程。 5.2.2负责针对退货的具体数量、金额等，做出系统内账款的收支调整。 管理流程图 物资退换货管理规定 编号：3QM-GYL-07 生效期：2016.11.4 版本：A 修改次：第1次修改 物资退换货流程 分店业主/店长易开店供应链管理部物资顾问部 分店业主/店长 易开店供应链管理部物资顾问部 易开店供应商管理部采购执行跟单组 /运营助理 易开店供应链管理部米购执行仓储物流组 /供应 商 备注01: 1、如果是质量问题将直接退货。 2、如果不是质量问题将做出判定是 否给予退货。 物资退换货管理规定 编号：3QM-GYL-07 生效期：2016.11.4 版本：A 修改次：第1次修改 管理规定及标准 7.1物资退换货流程 7.1.1分店对于订购的物资提出退货申请时，由物资顾问部顾问在 7个工作日内判定是否给 予退货，退货原因分为两类：一类是供应商问题或物资质量问题造成的退货，二类是非供应 商原因或物资本身质量问题造成的退货。 7.1.2因供应商问题或物资质量问题造成的退货 7.121若经物资顾问部顾问与分店协商一致可换货的，分店将有质量问题的物资发回 供应商，运费由供应商承担。采购执行部跟单人员负责通知供应商补货到位， 供应商发货后, 采购执行跟单人员跟踪物资到货情况。 7.1.2.2若物资顾问部顾问与分店协商一致退货的，采购执行跟单人员将退货地址、收 货人等信息告知分店，分店按照指定地点将物资发回供应商。供应商收到物资后，采购执行 人员与分店、供应商分别确认物资的种类及数量，确认无误后。物资顾问部助理在系统中提 交《采购退货单》，采购执行部跟单人员在系统内确认，审核通过后生成《退货单》发至供 应商，供应商确认无误后签字并盖章回传。 7.1.3针对非供应商原因或物资本身质量问题造成的退货 7.1.3.1若因分店特殊情况多订购的物资需做退货处理的， 运费一律由业主自行承担， 经采购执行跟单人员与供应商沟通达成一致后，方可操作退货，后续操作流程同 7.1.2.2， 若退货过程中物资发生货损，该损失由分店承担。 7.1.3.2若因分店无故原因物资需做退货处理的，运费一律由业主自行承担，物资顾 问部助理需在0A里提交申请，经事业部总经理或分管副总裁批准后分店方可操作退货，后 续操作流程同7.1.2.2，若退货过程中物资发生货损，该损失由分店承担。 7.1.4物资退货后，采购执行跟单人员根据供应商回传的《退货单》在系统中操作分店退款， 若分店要求该退款在系统中挂账作为下一次订购物资的款项，由采购执行部财务人员在系统 中操作费用冲抵。 7.1.5采购执行部财务人员在每月与供应商对账时，需根据相应《退货单》扣除退货款项。 7.2若发货供应商为集团所属的物流仓库，具体的退换货流程则参照《物资仓储管理流程》 7.1.4中的相关流程操作。 物资退换货管理规定 编号：3QM-GYL-07 生效期：2016.11.4 版本：A 修改次：第1次修改 异常情况处理 8.1在分店退换货过程中，若因供应商问题造成的退换货，视情节轻重，参照《物资代销合 同》进行警告或处罚。 8.2因物资顾问部人员工作失误造成的退货，导致的经济损失由物资顾问部责任部门承担， 并视情况对相关责任人进行扣除绩效奖金/提成的5%/次。 8.3由采购执行人员操作失误造成的退换货或补货，给予责任人进行扣除绩效奖金 /提成的 5%次。 附件 退货单(3QM-GYL-07F00)