著名人物档案整理规范 编制说明.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 附件1　 《著名人物档案整理规范》编制说明 一、工作简况 内蒙古档案局、馆自1989年开始建立著名人物档案全宗以来，经过30多年的不懈努力，现已征集到涵盖自治区不同时期、不同领域近300位著名人物的个人档案3.5万件。著名人物档案的种类也相当丰富，有手稿、书画、生活用品、照片、视频、出版物、证件、奖状、聘书等，涵盖了名人工作和生活的方方面面。与此同时，全区有关盟市、旗县市区档案部门也陆续开展著名人物档案工作，著名人物档案逐渐成为各级档案馆馆藏特色档案，成为弘扬社会主义核心价值观的宝贵资源。内蒙古档案局、馆先后制定试行3种整理方法，积累了丰富宝贵的工作经验。 为更好地促进全区著名人物档案工作的发展与交流，进一步优化馆藏档案资源结构，内蒙古档案局、馆申请制定《内蒙古自治区著名人物档案整理规范》（以下简称《规范》）这一地方标准，经报请内蒙古市场监督管理局审核批准，《规范》列入自治区2019年度地方标准制修订计划。同年６月，内蒙古档案局、馆成立《规范》制定项目领导小组，局(馆)长张琛任组长，副局(馆)长徐春阳、张帅任副组长，小组成员包括黄丽萍(法规处处长)、武玉梅(办公室主任)、穆林(收集整理部主任)、谷磊(信息处处长)、张存贵(法规处副处长)。领导小组下设办公室，办公室设在法规处，建立局馆领导负总责、法规处具体抓、各处室协同配合的工作机制。同时，组建《规范》制定组，由穆林、乌冰、张存贵、肖虎、李秀萍、蔡霞、梁喆强、杨静、邢梦然组成。 二、《规范》制定的必要性 （一）不同整理方法并行存在弊端。著名人物档案作为馆藏档案的独立门类，载体多样，内容丰富，时间跨度大，数量随时变更。自1990年起内蒙古档案局、馆先后３次制定了著名人物档案整理方案，全区有关盟市、旗县市区档案部门也存在多种整理方法。这些整理方法，为推进著名人物档案整理发挥了重要作用，但也为资源有效整合与深度开发利用带来弊端，需要制定统一、完整、系统性的整理规范。 （二）参照的相关行业标准发生变动。以往整理方法所参考的行业标准发生了新的变化。国家档案局于2016年和2019年分别对《归档文件整理规则》《录音录像档案管理规范》进行了重新修订，其中对文书档案和录音录像档案整理提出了许多新的要求，以往对著名人物档案的整理方法已不符合新的行业标准要求。 （三）不能满足档案信息化发展需要。随着著名人物档案载体的不断变化，电子形式的著名人物档案大量增加，档案内容也更加多样，其中关于著名人物的数字期刊、网络视频、数据库等形式越来越丰富。以往整理方法已不能满足整理需要。同时，以往整理方法所形成的文件目录不能有效挂接数字档案管理系统，阻碍了著名人物档案信息化的发展。 三、《规范》制定过程 （一）调研学习 2020年8月，先后与呼和浩特市档案馆、赛罕区档案馆、新城区档案馆、玉泉区档案馆进行座谈，了解区内著名人物档案现状及存在问题，就《规范》内容进行了深入探讨。11月，赴江苏省档案馆、浙江省档案馆、南京市档案馆调研，通过考察，学习先进地区工作经验，进一步完善《规范》的制定工作。 （二）标准立项 2019年3月，按照自治区市场监督管理局《关于征求2019年地方标准制修订项目的通知》要求，报送了立项报告，2019年6月获得批准通过，《规范》列入2019年度第一批内蒙古自治区地方标准制修订项目计划。 （三）征求意见 《规范》制定项目组召开工作会议并形成会议纪要，明确《规范》制定工作具体要求，规范制定工作管理、审查、申报等工作程序，制定工作计划和推进表，有效推动工作顺利开展。2020年9月，形成了《规范》第二稿。同年10月，征求局馆各处室意见，对《规范》第二稿内容进行调整。11月，在赴外省调研学习的基础上，形成《规范》第三稿，印发各处室再度征求意见，并于2020年12月14日和25日先后两次组织召开由局馆各处室负责人、专家参加的会议进一步讨论修改。 2021年1月8日，内蒙古档案局、馆法规处组织召开视频讨论会，专题研究讨论《规范》内容，局馆相关处室及部分旗县档案局、馆档案整理人员参加了讨论。2021年1月14日，形成征求意见稿。 四、制定的原则和依据 （一）借鉴国内先进整理方法。为适应著名人物档案数字化发展需要，更好地促进著名人物档案的提供利用工作，汲取江苏、浙江省等著名人物档案工作经验，我们将整理方式从过去的按卷整理调整为现在的按件整理。 （二）立足我区著名人物档案实际。建立著名人物档案全宗时，可因人制宜，对于个人材料较少且后续捐赠数量不多的著名人物，建立汇集全宗的整理方法。 （三）严格执行国家或行业相关标准。《规范》制定过程中采纳了国家档案局最新发布的制度规范，对于专业术语的运用尽量保持与《DA/T1-2000档案工作术语》的一致性。 五、主要条款说明 确定著名