著名人物档案整理规范.docxVIP

ICS01.040.30 CCS A14 DB 内蒙古自治区地方文件 DB/T XXX—XXXX 著名人物档案整理规范 The specification of celebrity archival arrangement 20xx-xx-xx发布 20xx-xx-xx实施 内蒙古自治区市场监督管理局???发 II II 前 言 本文件按照GB/T 1.1-2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。 本文件由内蒙古自治区档案局提出。 本文件由内蒙古自治区档案局归口。 本文件起草单位：内蒙古自治区档案局。 本文件主要起草人：穆林、乌冰、张存贵、肖虎、李秀萍、蔡霞、梁喆强、杨静、邢梦然。 PAGE 1 PAGE 1 著名人物档案整理规范 范围 本文件规定了著名人物档案整理原则和方法。 本文件适用于内蒙古自治区各级档案馆著名人物档案的整理。 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 11821 照片档案管理规范 DA/T 1 档案工作术语 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 25 0档案修裱技术规范 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 69 纸质归档文件装订规范 DA/T 78 录音录像档案管理规范 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 著名人物 celebrity 本文件所称是指在某一领域、行业、学科做出过重大贡献，产生较大影响，并得到社会和历史认可的内蒙古籍或在内蒙古自治区境内长期工作活动过的非内蒙古籍的著名人物。 3.2 著名人物档案 celebrity archives 著名人物在长期工作、学习和生活中形成的具有保存、利用价值的不同载体的文字、图表、声像和实物等。 3.3 立档单位founds constituting unit 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人，著名人物档案的立档单位为著名人物个人。 3.4 著名人物全宗celebrity fonds 著名人物个人形成的具有有机联系的档案整体。 3.5 汇集全宗 collected fonds 由若干个档案数量较少且具有某些共同特征或联系的全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。 3.6 收集collection 档案馆接收、征集著名人物档案的活动。包括档案馆依法接收；购买、复制或交换；档案所有者向档案馆捐赠、寄存；其他收集方式。 3.7 整理archival arrangement 按照一定原则对著名人物档案实体进行系统分类、排列、编号和编目等，使之有序化的过程。 3.8 编目catalogue 按照一定的规则进行著名人物档案著录并将条目组织成目录的过程。 3.9 档案目录list 按照一定的次序编排而成的揭示档案内容与形成特征的条目组合，是档案管理、检索和利用的工具。 3.10 档号archival code 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映著名人物档案排列顺序的一组代码。 3.11 件item 归档文件材料的整理单位。 3.12 保管期限 retention period 对档案划定的存留年限。 3.13 纸质档案 paper records 以纸张作为载体的档案，如履历、书稿、日记、笔记、家谱等。 3.14 照片档案 photographic records 照片档案是以静止摄影影像为主要反映方式有保存价值的历史记录，一般包括底片、照片和说明三部分。 3.15 数码照片档案 digital photographic records 数码照片档案是指有归档价值的用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。 3.16 录音录像档案 audio and video records 录音录像文件即著名人物在工作、学习、生活过程中采用不同记录载体形成的以声音或影像为主要呈现方式的具有凭证、查考和保存价值的信息记录。 3.17 实物档案 physical archives 具有档案属性的实物通过收集整理转化成的档案。 收集 4.1 收集原则 著名人物在工作、学习和生活中形成的，具有查考、保存价值的各种载体的材料均应收集归档。 4.2 收集范围 （a）反映著名人物主要经历和活动的生平材料，如自传、往来信件、履历表等； （b）反映著名人物社会活动的材料，