电子档案和档案数字化副本移交接收规范 编制说明.docxVIP

PAGE PAGE 1 《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》编制说明 一、工作简况 随着数字档案馆（室）建设工作的推进，各级立档单位产生了大量的电子档案和档案数字化副本，其中大量的档案需要移交给各级综合档案馆进行永久保存。内蒙古自治区档案馆2011年出台了电子文件归档与移交数据结构规范试行办法，但未涵盖所有移交进馆的各类档案资源，未考虑离线、在线的不同移交方式。 2019年，自治区市场监督管理局下发了《内蒙古自治区地方规范项目建议书》。内蒙古自治区档案局认为近年来国家档案局对档案行业规范进行了大量补充和修订，在新的档案工作理论和信息技术的不断推动下，针对档案资源移交接收工作也发生了较大变化，《电子文件归档与移交数据结构标准试行办法》已不适应工作需要，迫切需要制定新的管理规范。经报请自治区市场监督管理局后，同年６月《档案数字化副本移交与接收规范》《电子档案在线移交接口规范》（以下简称规范）被列入自治区2019年第一批地方规范制修订计划。 2019年9月，自治区档案局成立了《规范》制定项目领导小组，张琛局（馆）长任组长 ，徐春阳、张帅副局（馆）长任副组长，成员为黄丽萍、谷磊、武玉梅、包玉玲、张国春。《规范》制定项目领导小组办公室设在法规处，形成分管领导负总责、法规处具体抓、各处室协同配合的工作机制。同时成立了《档案数字化副本移交与接收规范》《电子档案在线移交接口规范》制定项目组，由信息技术处人员组成。最终《电子档案和档案数字化副本离线、在线移交接收规范》的制定人确定为谷磊、包玉玲、韩晓军、温旭东、李志鹏、常青、张鑫、张宇杰。 二、制订必要性和意义 （一）适应新时代档案管理业务发展的需要 国家档案局对《照片类电子档案元数据方案》《纸质档案数字化规范》《录音录像类电子档案元数据方案》分别于2014年和2017年进行了制订和重新修订，其中对照片类、录音录像类和纸质档案数字化提出许多新要求，应吸收到规范当中。 （二）推进电子档案和档3.17案数字化副本移交接收工作 随着信息化不断发展，在全区范围内已经产生了一定数量的电子档案，以及大量的档案数字化副本。规范全区立档单位移交电子档案和档案数字化副本的数据结构、文件格式、元数据内容，对全区各级档案馆开展档案移交接收工作将起到重要的规范指导作用。 （三）保障移交档案质量，提高管理和服务效率 移交档案的质量，直接影响到档案馆各项档案管理工作的开展。规范、完整、可用的档案资源不仅能提升档案馆各项工作的效率，同时也能够帮助档案馆更快捷地为党政机关和社会公众提供查档利用服务。因此制订电子档案和档案数字化副本在线、离线移交接收规范，保障接收进馆档案资源的质量至关重要。 （四）提升全区档案馆（室）信息化建设水平 国家档案局将电子档案移交进馆的范围、数量作为数字档案馆（室）建设水平的一项重要衡量指标。通过制定移交接收规范，以便档案馆和立档单位按照规范规划好各自的档案管理系统，设计开发离线、在线移交接收功能和接口，方便电子档案的移交进馆，从而提升档案馆（室）信息化建设水平。 三、《规范》制定过程 （一）建章立制。《规范》制定项目组召开工作会议并形成会议纪要，明确了《规范》制定工作具体内容，并对《规范》制定工作管理、审查、申报等工作程序进行了规范。制定了《规范制定项目组工作职责》《规范制定推进计划安排表》等，为工作开展提供了制度保障。 （二）调研过程。 2019年9月，为确保《规范》可执行落实，在制定工作启动后，先后对内蒙古高级人民法院、内蒙古自治区妇女联合会等立档单位进行了现场调研。12月在分析调研情况的基础上，《规范》制定小组进行了初稿的编写，并进行了内部讨论。 2020年8月，采取远程交流方式，先后与北京市档案馆、杭州市档案馆、广东省档案馆、辽宁省档案馆进行了交流，广泛听取有关方面情况介绍、建议和意见，对《规范》进行了修改完善。 2020年9月，形成了《规范》第二稿。同年10月，征求局馆各处室意见，对《规范》第二稿内容进行调整。2021年1月14日，形成正式征求意见稿，上报自治区市场监督管理局。 四、制定规范的原则和依据 《规范》制定过程中，项目组严格按照国家标准，结合内蒙古实际，落实国家规范。 （一）借鉴国内先进移交接收方法。将移交电子档案和档案数字化副本的存储结构加入档案门类代码，同时文件夹的命名也调整为子文件夹继承父文件夹名称的方法。通过调研了解到，广东省、辽宁省采取上述的做法使得移交的电子档案和档案数字化副本更加有序，不易产生混乱。 （二）立足我区移交接收档案的实际情况。相较于一些档案信息化建设发展较早的省，我区档案资源管理的完备性、全面性还不足。为了确保做到应收尽收，在参考国家文书、照片、录音录像元数据管理方案的基础上，结合我区实际情况，对必要的元数据进行了规范定义。 （三）