电子档案和档案数字化副本移交接收规范 -内蒙古.docxVIP

ICS01.040.30 CCSA14 DB 内蒙古自治区地方文件 DB/T XXX—XXXX 电子档案和档案数字化副本移交接收规范 Specification for transfer and ecceptance of electronic records and digital copy of archives 20xx-xx-xx发布 20xx-xx-xx实施 内蒙古自治区市场监督管理局???发布 前 言 本文件按照GB/T 1.1-2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。 本文件由内蒙古自治区档案局提出并归口。 本文件起草单位：内蒙古自治区档案局。 本文件主要起草人：谷磊、包玉玲、韩晓军、温旭东、李志鹏、常青、张鑫、张宇杰。 PAGE PAGE 31 电子档案和档案数字化副本移交接收规范 范围 本文件规定了电子档案和档案数字化副本移交接收的技术和管理要求,包括在线和离线移交接收。 本文件适用于内蒙古自治区各级档案馆以及依法向档案馆移交档案的机关、团体、企事业单位和其他组织开展电子档案和档案数字化副本的移交接收工作。 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 20530文献档案资料数字化工作导则 GB/T 33476党政机关电子公文格式规范 DA/T 1档案工作基本术语 DA/T 13档号编制规则 DA/T 18档案著录规则 DA/T 22归档文件整理规则 DA/T 31纸质档案数字化规范 DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 46文书类电子文件元数据方案 DA/T 47版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 48基于XML的电子文件封装规范 DA/T 50数码照片归档与管理规范 DA/T 52档案数字化光盘标识规范 DA/T 54照片类电子档案元数据方案 DA/T 57档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范 DA/T 58电子档案管理基本术语 DA/T 62录音录像档案数字化规范 DA/T 63录音录像类电子档案元数据方案 DA/T 78录音录像档案管理规范 术语和定义 GB/T 18894-2016、DA/T 1-2000、DA/T 18、DA/T 22-2015、DA/T 31-2017、DA/T 58-2014、DA/T 62-2017界定的，以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子文件electronic document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的电子格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。 3.2 电子档案electronic records 具有凭证、查考和保管价值并归档保存的电子文件。 3.3 档案数字化副本digital copy of archives 将纸质档案、照片档案、声像档案等传统载体档案，进行数字化转换，形成的以数字形态存在的能被计算机识别的数据，包括档案原文图像数据、照片图像数据、音频视频数据及相关档案元数据。 3.4 元数据metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 总则 4.1 移交单位和档案馆应当依法履行电子档案和档案数字化副本的移交和接收职责。 4.2 在移交与接收电子档案和档案数字化副本过程中，应确保档案信息的安全。涉及国家秘密的电子档案和档案数字化副本应单独存储，其移交接收须符合国家保密相关规定。 移交要求 5.1 基本要求 5.1.1 各门类电子档案移交前应按照GB/T 18894及相应门类档案整理文件进行规范整理；纸质档案应在规范整理的前提下，按照DA/T 31形成档案数字化副本；模拟录音录像档案应在规范整理的前提下，按照DA/T 62形成档案数字化副本。 5.1.2 形成时间早于本文件所引用规范性文件实施日期的电子档案和档案数字化副本，应符合形成时所适用的规范性文件或本文件所引用的规范性文件。 5.1.3 电子档案应与相关元数据一同移交，并采用基于XML的封装方式组织档案数据。档案数字化副本可以参照上述方式与相关元数据一同移交，也可选择与其机读目录一同移交。 5.1.4 待移交的电子档案和档案数字化副本应转换为规定的文件格式，电子文件不应带有压缩、加密、匿名电子签名等技术，特殊格式的电子文件应当与其读取平台一起移交。 5.1.5 待移交的电子档案和档案数字化副本应进行检验，确保数据真实、完整、可用、安全。 5.2 电子档案格式要求 5.