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科研单位设备档案管理中存在的问题及对策 我院在集团公司领导下开展了科技单位档案管理“国家二级”标准达标工作后，按照企事业单位档案必须实行集中统一管理的要求后，设备档案管理水平有了很大程度的提高，但距离现代化管理水平仍有差距，也出现了新形势下的问题和困难，那么想提高我院设备档案管理水平就需结合现状提出解决办法，如在制度建设、信息化建设等方面还需要进一步加强。 一、设备档案的概念 设备档案是指：在设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造，更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。设备档案是单位档案的重要组成部分，也是设备管理工作中重要的组成部分。设备的正常运行及维护保养是设备管理工作的基本任务，设备档案管理工作为这一基本任务顺利的实现提供了基本的技术支持。 二、我院设备档案的分类及归档关系图 我院设备档案分为设备、仪器仪表、其他类三类。其中设备类又分为14个小类。分别为：车床、钳床、铣床、刨床、镗床等。仪器仪表类包括全院自研和外购的设备。其余归为其他类。 三、我院设备档案管理的现状与存在的问题 1.收集不齐全，导致归档内容部分缺失。设备使用阶段的档案、设备日常管理记录收集不全，由于有些车间操作人员在工作中不及时整理、记录，造成归档不完整。设备检修期间的文件管理薄弱，设备现场检修工作指导不到位。现场工作人员检修记录不完整甚至无归档。尽管每年给相关部门人员进行培训，明确归档范围，但由于各个部门的资料员人员变动频繁，今年刚培训完，明年又要给新的资料员重新进行培训，所以对于归档的范围把握得不是很精准，对于归档范围有所缺失。 2.新购设备文件收集不到位。我院制度规定凡是台值人民币10万元及以上的设备要统一归档。个别部门对文件的收集重视程度不够，归档不及时，导致部分资料的缺失，以致对日后设备的维护保养和安全运行埋下了隐患。 3.领导对设备档案的管理不重视。许多领导在对设备档案的管理存在一个误区，他们错认为只要将档案安全保管，做到不丢失，就可以了。但每次的项目验收都离不开设备档案的验收，在部分项目负责人中存在对各自承担的项目档案管理职责认识不到位的问题。错认为项目档案管理是档案部门的事，档案部门应对项目档案的完整性负责。 四、应对策略及解决方法 1.重视平时积累，随收集，及时归档。随时产生，及时归档。相关人员在日常工作中要重视收集。设备档案管理既要有集中归档的环节，也要重视对设备使用后的随时收集。如：日常的巡检记录、检修记录等。这些内容都是操作人员在设备使用过程中日积月累形成的重要文件，为检查设备运转正常与否提供了准确数据，技术人员可以通过分析记录中的变化来制定检修方案。这样既大大地提高了工作效率、挽救了一定的损失，也为今后的档案验收奠定了良好的基础。 2.单位相关领导应提高设备档案管理意识。作为单位领导应首先充分认识到设备档案管理在企业日常运行中的重要意义，提高设备管理的意识，加强对档案管理工作的宣传力度，因为项目验收包括设备档案验收，档案验收不合格，项目验收也无法通过。 3.进行专业的指导，定期进行培训。让相关人员了解归档的范围。对各部门的专、兼职档案人员定期进行档案培训、宣贯制度等。 4.建立完善的设备档案管理机制。完善的规章制度是档案能够得到有效管理的重要基础。所以从根本上必须建立完善的设备档案管理机制。（1）对于归档部门，要严把质量关，对于那些收集齐全、归档及时的部门给予奖励，奖罚分明。为此，档案管理部门应制定相关规章制度，来约束他们做到随时产生，随时记录。（2）定期及时归档。以前所有设备档案由相关部门统一接收后交于档案部门，现制度改为由使用部门自己归档，这就要求使用部门随产生随归档，一是可能会产生归档不及时的情况，也会形成归档不集中的弊端。让档案人员参与制度考核，归档的好坏直接影响着年度考核、福利待遇等，这样才能确保制度落实到位。 随着高科技的普及与社会生产力的提高，企业的设备档案管理在其日常运作的过程中扮演着重要角色。所以，本人认为最重要的一点就是要提高相关领导对设备档案的足够重视，这样档案管理部门才能更深一步地去了解设备档案管理中存在的问题，然后再建立系统完善的设备管理机制，建立相应的奖惩制度，提高档案的信息化管理水平，完善设备档案管理功能，从而从根本上解决我院设备档案管理中存在的问题。