2019年最新-9编制工作日志-精选文档.ppt

《秘书实务》国家精品课程 课程负责人：禹明华 课程主讲人：周妮、刘婕 模块二 秘书办事模块 项目三 做好办公室常规事务工作 任务二 编制工作日志 ? ? ? ? ? ? ? ? [ 知识目标 ] 1 、时间管理的内容、工具和技巧； 2 、工作日志的内容与编写要求； 3 、管理上司工作日志的方法及注意事项 [ 能力目标 ] 能够编制和管理工作日志 [ 教学方法 ] 案例讨论、现场模拟 [ 教学课时 ]2 课时 任务导入 2008 年 8 月 8 日，是一个让所有国人都幸福期待的日子。天 地公司的高山更是兴奋不已，在大学时，他就是个体育积 极分子。用过早餐，上班的路上，一想到晚上就可以看让 人期待已久的 29 届奥运会开幕式，高山不禁哼起了《北京 欢迎你》。可来到办公室不到半个小时，办公室主任就交 代给他不少的工作任务：打印好奥运会期间加强安全保卫 工作的值班表，并分发到每个值班人员手上；帮张总订 8 月 14 日去北京的飞机票；通知有关部门经理下午 3 点开会，文 件人手一份；还有要接待 10 点左右到总公司的滨江分公司 刘经理。高山一听，天啊，今天又来了，我怎么天天都有 做不完的事啊，晚上不会要加班吧，唉，我的开幕式啊。 任务分析 ? 在讲究高效的当今社会，我们必须在愈来愈短的时间 内，完成愈来愈多的事情。但你可能感觉到“我从早 忙到晚，但是没有一件事情是完成的。我这么拚命， 结果却是白忙一场，没有什么成果，感觉自己一直被 工作追着跑。”你到底在忙什么呢？你的忙乱也许并 不是因为工作太多，而是因为你对你的时间没有作出 很好的安排，没有管理好自己的时间。 一、时间管理办法 明确工作职责 遵照有关工作的承办期限去处理事务 区分常规工作和非常工作 用 ABCD 法则安排工作 ABCD 原则 A. 重要紧急 B. 重要不急 C. 急而不重 D. 不重不急 时间管理矩阵图 紧急 重 要 不紧急 不 重 要 合理安排，提高效率 利用间隙时间计划一下将要做的事情 利用高新技术简化工作 编制、使用时间表管理时间 二、编制时间表管理时间 （一）时间表的编制方法 1 ．根据需要确定编制的周期； 2 ．收集并列出该阶段所有工作、活动或任务； 3 ．遇到工作内容有矛盾时，主动与负责人协商 及时调整； 4 ．把任务按照时间顺序排列清楚； 5 ．制作的表格时，横竖标目设置要科学合理； 6 ．用简洁明了的文字将相关信息填入表格。 （二）时间表的类型 年时间表 月时间表 3 周时间表 日时间表 ? 1 ．年度时间表。秘书在参照上一年的时间表 和新一年工作部署，将单位一年中的例会、重大 的经营活动、已初步确定的领导出访事宜等编制 成年度时间表。力求内容简明概括，以一张纸为 限。详细情况在月时间表和周时间表中去补充填 写。 某公司年度计划表样式 ? 2 ．月时间表。将一月内的相关工作信息填入时间 表内。这些信息有的是由主管领导召开会议，请 其他领导提出下月计划，再结合集体议定的事项 ，由秘书制表，经主管领导审定后下发实施。也 有的是在月底请各位领导将下月的安排或活动， 以口头交流或书面形式交给秘书综合整理，有矛 盾冲突的地方再加以沟通调整，然后将编制的月 安排表交主要领导审定下发实施。 华美电子有限公司月时间表 ? 3 ．周时间表。它是在月安排的基础上制定的，于上 周末本周一，由秘书将工作预定表分给每个领导， 请全人将自己下一周内的预定事项填写清楚。仔细 阅读每位领导的工作预定表并加以整理。如果有冲 突，秘书发协调。制作的表经被办公室领导把关后 即可印发给相关人员。 公司周计划表 日程表 ? 在填写时间表时，时间跨度越小的时间表， 填写的信息应该越详尽、细致、明晰和准确，这 样才能对实施者有指导意义。 ? 各类时间表的工作内容可以是各类会议、领 导的参观访问、庆典仪式、宴请活动、报告演讲 、接待宾客、出差休假、公司要事等等。 （三）日程安排的内容 1. 各种 接待、 约会 4. 到车间进 行实际检查 或指导 5. 组织的各 类重大活动 的安排 2. 商务 旅行 活动 3. 参加各 类会议 6. 领导私 人活动的 安排