电子文档管理与技巧(ppt31) .pptx

电子文档管理与技巧总部：Jogger2006年8月29日培训目录文件命名及存档管理文件打印前的准备工作打印选项缩放功能的使用其它注意事项1、文件命名及存档管理1.1 文件命名及保存1.2 文件的基本内容1.3 自动存档的正确设置1.4 文档分类管理1.1 文件命名及保存1.1.1 文件命名及保存的常规样式Word文件命名样式Excel文件命名样式文件命名后的正确显示样式错误的文件命名样式1.1 文件命名及保存1.1.2 注意事项：文件一旦建立后应立即命名和保存以防丢失文件名必须与文件内容相一致，否则难以查找保存时应分类存档在复制同格式的文件编辑时，必须立即更改文件名并保存，否则会覆盖并导致原文件丢失1.2 文件的基本内容1.2.1 文件内容：文件名创建人创建/修订日期1.2 文件的基本内容1.2.2 注意事项：如文件需提交相关人员审核时，应补充完整如文件超过一页时，应设置页码，以便识别日期“年月日”的输入必须完整。为防止错误，可直接从菜单“工具”--“插入”--“日期和时间”直接输入1.3 自动存档的正确设置1.3.1 Word自动保存样式设置点击下拉菜单“工具”--“选项”打开“选项”后，选择“保存”对话框选择“自动保存时间间隔”对话框，设定好自已所需的时间单击“确定”按钮1.3 自动存档的正确设置1.3.2 Excel自动保存样式设置选择菜单“工具”--“加载宏”，系统弹出“加载宏”对话框在“当前加载宏”列表框中选中“自动保存”复选框 单击“确定”按钮选择“工具”--“自动保存”，系统弹出“自动保存”对话框1.3 自动存档的正确设置1.3.2 Excel自动保存样式设置选中“自动保存时间间隔”复选框（该复选框是在a、b、c操作后产生的），在“分钟”框中，输入希望Excel自动保存工作簿的时间间隔单击“确定”按钮注意事项： 清除“保存前提示”复选框，否则Excel将在每次自动保存前显示提示信息，用户进行选择确认后，才能继续编辑，以免影响工作效率1.4 文档分类管理创建文件时应按类型或性质进行定义并创建好文档，如创建“电子文档管理与技巧”培训教程文档名，同时创建 “培训”文件夹对制作或接收的文件分类归档。保存文件时，直接将“电子文档管理与技巧”保存在”培训”文件夹中为节省和缩短查询时间，建议大家在建立文件是尽量使用英文。当打开分类文档时，直接使用键盘输入第一个字母即可找到对应的文档2、文件打印前的准备工作检查文件内容是否完整（文件名/创建人/日期）检查拼写，符号及语法是否正确（尤其是英文资料）检查文件是否超页（超页时需调整文件格式）检查文档是否美观合理（字体尽量保持一致）检查打印设备是否连接且正常工作最终打印时必须进行打印预览注：打印设备包括打印机，电源，纸张及连接打印机的电脑3、打印选项缩放功能的使用3.1 Word的操作步骤3.2 Excel的操作步骤说明： 打印预览时，如发现文件部分超边（即超页）或需打印在一页时，可使用此项功能。3.1 Word的操作步骤3.1.1 操作步骤：选择【文件】菜单下的【打印】命令；在打开的“打印属性”设置框中，单击“按纸型缩放”设置项处的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选中你需要的打印纸型；设置好缩放纸型后，单击“确定”按钮。3.1 Word的操作步骤3.1.2 注意事项：默认状态下，打印机选中的是“无缩放”类型；且“每页的版数”无须改变；在【文件】--【打印】--“属性”--【效果】--【正常尺寸的%(N)】的比例缩放，只能改变文档整体比例，并不能改变页数。3.2 Excel的操作步骤选择【文件】菜单下的【页面设置】命令；在打开的对话框中，单击“缩放比例”设置项处的对话框；设置好缩放比例后，单击“打印预览”按钮直到显示理解效果；单击“确定”按钮。4、其它注意事项4.1 “我的文档”位置的正确设置4.2 妙用“格式刷”4.3 如何设置“页眉与页脚”4.4 在WORD中如何美化你的表格4.5 充分发挥你的左右手—快捷键的使用4.1 “我的文档”位置的正确设置4.1.1 更改前样式4.1.2 更改后样式4.1.3 更改原因4.1.4 更改步骤4.1 “我的文档”位置的正确设置4.1.1 更改前样式 即系统默认格式，C:\Documents and Settings\user\My Documents4.1.2 更改后样式 更改为非系统盘存储，即将文档存属更改为“D:\My Documents”或“E:\My Documents”4.1 “我的文档”位置的正确设置4.1.3 更改原因 系统出现故障时，系统盘默认的程序和文档通常都会丢失或无法打开，非系统盘文件一般不受影响注：什么是系统盘 系统盘通常指的就是Window系统安装后的硬盘区域，默认盘为C盘4.1 “我的文档”位置的正确设置4.1.4 更改步