浙江大学研究生信息管理系统.docx

浙江大学研究生信息管理系统 因公出国（境）模块审核操作手册 目录 出国（境）审核 回国资料审核 国外状态变更审核 短期项目资助审核 公派研究生项目审核 六、对外交流项目审核 10 - 对外交流项目出国（境）审核 《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》： /redir.php?catalog_id=10036&object_id=159810 审核位置：研究生信息管理系统-出国（境）-因公出国（境）-浏览审核。 筛选条件：（1）学院审核状态：未审核；（2）排序字段：出访始日；（3）排序顺序：升序。 审核要点： 所填信息是否完整、准确。 出访时间和会议时间是否准确： 会议时间须严格按照会议邀请信时间填写。? 出访时间请填写出入境中国大陆时间（提示：在邀请函基础上加上实际路程时间，前后亚洲内不超过2天，亚洲外不超过3天。出发时间为离开中国境时间，回来时间为抵达中国境时间）。研究生公派出国进行联合培养，出访期限一般不超过一年。短期项目（≤90天）出访时间根据出访任务而定。 邀请信扫描件：邀请函内容须符合《 浙江大学印发《浙江大学关于因公临时出国（境）审批与管理工作的规定》的通知》第五条的规定。邀请函审核要点： 正式邀请函：必须打印在邀请单位的公函纸上，有邀请人手写体签名，有邀请方联系方式； 中英文姓名是否一致； 出访时间是否与邀请函一致：出访时间可在邀请函任务时间基础上加上实际路程时间，前后亚洲内不超过2天，亚洲外不超过3天； 出访任务地点是否一致； 英文以外的外文邀请函需另附有国内导师审核签字认定的的中文翻译件。 经费来源：受“浙江大学研究生赴境外短期学术交流项目”资助的学生，学院须先审核学生申请的“短期项目资助”后，再审核该生本次任务的出国（境）申请。 定向、委培生申请出国（境）：需上传本人工作单位人事部门签字盖章的单位同意派出函（和邀请信扫描件合并成一个pdf上传系统），并同时到本人工作单位办理出国（境）手续和出国（境）任务批件。 特殊情况处理： 顺访任务：如有两个时间（根据邀请信时间判断）相连的出访任务，则请学生将两个邀请函合成一个PDF上传，出访信息填写主任务（第一个任务）即可，但是出访时间要填写两个出访任务的总时间（即前一个任务的开始时间和后一个任务的结束时间）。如两个任务出访时间不相连，则不能申请顺访任务。如该任务获得国际会议资助，主任务须为国际会议，且主任务时长需大于顺访任务时长。 出国(境)时间超出学习期限：出国（境）前需先至学院研究生科办理完成延长学习期限手续：登陆 浙江大学研究生信息服务平台，填写并打印“浙江大学研究生学籍异动申请表”。在“学籍异动”一栏内选择“异动申请”，异动类型为延长学习年限；填写内容为：延期时间（异动起始截止日期）、异动事由。 出国（境）时间有变更：（1）90天以上出国（境）任务：A. 在邀请单位、出访地、出访总天数不变的情况下，出访人实际出访时间异于通过的出访时间前后2周内的，可视作按期出访。B.?出访人实际出访时间提前或延期超过2周的，或出入境中国大陆月份有变动的，请联系学院（系）退回出国（境）申请，学生修改申请表后重新提交出国（境）申请。C.?在邀请单位、出访地、出访总天数有变动的情况下，学生需要联系学院（系）退回申请，修改申请表后重新提交出国（境）申请。若不修改出国时间，将按原申请时间办理学籍异动手续（出国申请审核通过后，自动生成学籍异动记录）。（2）90天以下出国（境）任务，出国（境）时间如有变动，请联系学院（系）退回出国申请，修改出国时间。 境外交流期间赴第三国或其他地区：如申请人正在境外交流，欲前往第三国或其他地区参加国际会议等任务，须由本人书写申请报告，国内导师签署意见，国外导师（如有）出具意见函并手写签字，递交学院（系）研究生科，申请报告经学院（系）分管领导签署意见加盖院（系）公章，并在学院（系）留档3年。如果申请人该任务已在学院（系）备案，且须在校内走报销流程，相关报销流程请咨询学校计划财务处。 添加出访学校：如系统中没有出访学校，请学生书写“添加出访学校申请”，导师签署意见并签字；请将出访学校中英文官方名称、官方网址、学校简介，以及导师签署意见签字的申请（作为附件）发邮件（邮件名和申请报告名均命名为“添加出访学校申请”）至yjsy_pyc@。 添加国际会议：学院（系）研究生科老师在研究生管理系统-因公出国（境）-短期项目资助-会议名称维护中递交新增会议申请。 如两个任务时间相近，来不及提前在系统中填写第二个任务的出国（境）申请：请从系统中导出浙江大学研究生因公出国（境）申请表，手动填写第二个任务的相关信息，联系学院（系）提前线下办理因公出国（境）申请审批手续，等完成第一个任务回国手续后再在系统中补办第二个任务的线上出国（境）手续。 回国资料审核