WPS表格“数据有效性”在数据录入中的妙用(Word).docx

WPS表格“数据有效性”在数据录入中的妙用 利用WPS表格强大的制表功能，我们能够很轻松完成表格制作，数据的统讣分析等任务。但 是在数据录入的过程中难免会输入一些错误的数据。比如重复的学号、身份证号，超出正常 范囤的无效数据。另外，怎么样快速输入一些有特泄范围并且重复输入的数据。这些问题我 们都可以利用WPS中“数据有效性”这一工具很好的解决。 输入前设垃“数据有效性”避免错误 案例一： 在wps表格中输入数据时，有时会要求某列或者某个区域的单元格数据具有唯一性，比如学 生的学号，员工的ID,身份证号等。我们在输入时有时会岀错导致数据重复出现，而且这 种错误又很难检査。我们就可以利用“数据有效性”来解决这一问题。 1、打开工作薄，如下图1, ? TPS表格-[开大李?.xls] ▼ 12逼文件g）编辑g）视图辺插入（!）格式?工具0）数飙）窗口⑩帮助QP〔网络办公空间@）?|瘗反馈迦 心』心逸事囚丨鑿▼丨竜Q 才 / ? I風￡ 2! ▼塾10X ▼ 12 A B C D E F G H I 1 学号 2 3 4 5 ⑧.A 认B I U 署F首页 画亓大李￡.zls Q|[*] G13 图1 2、选中“学号” 一列，点击“数据”菜单，选择“有效性”，如图2, HI TPS表格-[开大李振.sis] :囂 文件?)编辑CD 观窗(V)插入I)格式(Q)工具(!) 心▼二“ H uJ品右囚18〒繁7召e 创B Z旦奎国皇 ▼ 12 首页Iff］开大xls Q U A1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Z 学号 数据@11窗口址)帮助QD 网络办公空间(!)▼ 排序⑸… 筛选E) ? 分类汇总⑥… 有效性(!〕??? Q 1 B C E1 分列E)… 合并计篦通... 组及分级显示G) ? 1 G 数据透视表②… 导入外部数据?) ? 3、打开“数据有效性”对话框，任“设宜”选项下，单击“允许”右侧的下拉按钮，在弹 出的下拉菜单中，选择自立义”选项，然后在下面公式”文本框中输入公式 ^=COUNTIF(a：a, al)=r (不包括引号)，如图 3, s IPS表格-［开大李娠rls］ 嚙文件的编辑⑥视肉迪插入① 格式? rad)数据?窗口⑩ 帮助on 网络办公空间?“ 感饭谕 ?W?W?°.ABCDEFGH1学号Al ?W ?W?°. A B C D E F G H 1 学号 Al 数据有效性 弁大李援.Mis回曲 圉首贡|画 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 H 18 19 20 邊置用入信息II出諸雪告 有效性条件 允许@): □对有同徉设叠的其他所有单元格应用这些更改(V ［全部漬除C) 确定 取消 4、切换到“出错警告”填写标题和错误信息?单击“确老,如图4, 5、下而我们开始输入一些数据检验一下效果。输入不重复的数据时，可以正常显示，如图 5, TPS表格-[开大李ii.zls *] 病 文件QD编辑⑧ 视甸念)插入①1格式@) i 口二二甘山遥Si囚1 J宋体 ▼12 ▼ B才Q垂 常 首页||毬开大李?.zls ?呵 冷 DW A A B C 1 学号 2 201003001 3 201003002 4 201003003 5 201003004 6 7 8 9 当输入重复数据时，弹出错误警告对话框，要求要求用戸检查后输入正确数据，如图6, 学号201003001201003002 学号 201003001 201003002 201003003 201003004 201003001 灣体 ▼ i2 - B Z U 臺匡］皇回吗% ? ..io ,0 首页||图开大李掠xk *回O 201003001 B C D E F ^￥PS表格-[开大李^.Kls ?] 10 11 19 图6 注：=COUNTIF （A： A, Al） =1意思是，在A列每个单元格只能出现一 次当第二次出现时因为函数值,COUNTIF （A： A, A1） =2,将会出现错 误提示.=COUNTIF （A： A, Al） 1意思是，在A列当一个单元格的内 容在该列是第二次,第三次……出现，单元格变变成红色。 案例二： 我们在使用WPS表格处理数据时，很多情况下输入的数据是有一泄的范围的，比如输入学生 的各科成绩时，一般是百分制，分数的范囤是0—100之间的小数。超过范围的就是无效数 据，我们可以输入数据之前设置数据的有效范国避免岀现错误。 1、选中要设垃数据有效性单元格范用，如图7工作表中选取的表格区域：“C2:E8” Btps Btps表格-[开大李振■辽s *] 喝文件QD编辑⑥ 视因? 插入d）格式? 工具⑴ 数据? 窗口? 帮助 j.J