电子技术在档案信息化建设的实用性.docVIP

时间： TIME \@ yyyy年M月d日 2021年3月13日 学海无涯 页码：第 PAGE 1页共 NUMPAGES 1页 PAGE PAGE 1 电子技术在档案信息化建设的实用性 由于电子档案操作方便、节省空间、共享等特点，在各行各业中的应用越来越广泛。随着信息技术和计算机技术的广泛应用，档案管理信息化的要求也在不断提高。当进行文件管理时，合理地利用计算机技术，可以大大提高文件管理的整体水平，促进文件管理工作的进一步发展。本文就档案信息化建设与管理的现状进行探讨，旨在提高档案信息化建设与管理水平，分析计算机技术在档案管理中的重要作用，并对目前档案管理所面临的问题进行研究，阐述新形势下档案管理中应用计算机技术的意义。 电子档案信息对于企事业单位的正常运行具有十分重要的指导意义，档案是企业、事业单位的宝贵财富，是记录社会生活的重要工具。随着社会的进步和科学技术的迅速发展，电子档案信息对于企事业单位的正常运行具有十分重要的指导意义，计算机技术的广泛应用，尤其是档案管理技术的应用，对企业档案管理的发展起到了一定的推动作用。但由于各种影响因素的存在，文件管理工作中也出现了一些问题，如信息安全、文件保存。通过对计算机技术的深入研究，合理地将其应用于文档管理，可以更好地解决文档管理中存在的问题[1]。强化档案的信息化建设与管理，对于促进企事业单位的稳定、健康、科学的发展，意义重大。电子技术是指与电子、数据、磁、光、电或类似性质有关的技术，其应用范围广，起到了重要作用[2-3]。档案信息化建设与管理是电子技术应用领域之一，它的应用是实现档案信息化建设与管理的关键，因此，对档案信息化建设与管理的实践意义进行了研究。本文从加强档案信息化建设和管理的重要性以及我国传统的纸质档案建设和管理存在的问题入手，对档案信息化建设与管理的对策进行了具体的分析和探讨。对如何加强档案信息化建设与管理进行了分析，并提出了一些对策。 1电子技术简介 电子技术是一种科学技术，出现于19世纪末20世纪初。采用电子元器件设计各种电路，满足实际应用的需要。现代电子技术已渗透到人类生活的各个方面，电子技术将在物联网和智能家居的发展中发挥重要作用，其发展趋势和特点可概括为：高度复杂化、小型化、绿色化、集成化、精确度高、多功能、智能化。它涉及到许多领域，如信息，电子，材料，能源和管理。电子技术的应用，大大提高了档案管理的效率和质量，为档案信息化建设节省了大量的时间和人力成本。 2当前电子档案的问题 2.1存储问题 随着计算机技术的快速发展，电子文件的存储环境日益复杂。仅使用文字处理，基本上能满足电子文件处理程序的要求，但对技术环境的要求比较低。但是，随着信息技术的日益复杂，文件信息可以存储在不同的数据库中，再加上信息技术的快速更新，使其标准不断提高，从而使一些电子文档逐渐偏离实际环境，最终无法读取相应的文件。 2.2缺少统一的管理规范 不同行业、不同部门对档案的管理体制、管理方式和管理手段有很大的不同，档案管理的标准也有很大的不同。实际工作中，各单位之间缺乏及时沟通与协调是普遍存在的现象，容易造成档案管理相关标准的不统一，而我国信息技术的迅速发展又给档案管理工作带来了新的挑战。 2.3信息安全问题 互联网在给人们带来极大便利的同时，也带来了档案信息安全等一系列问题，使得网络中存在着许多不安全、不稳定的因素，从而影响档案管理工作的开展。与此同时，网络安全的因素有：黑客，电脑病毒等等。随着电脑用户的不断增加，网络的危害也会随之增加，需要引起人们的重视。 3电子技术在档案信息化建设和档案管理中的作用 3.1提高工作效率和工作质量 电子档案在很大程度上保证了档案整体工作的正常进行，有效而科学的档案信息化建设与管理能极大地提高整体工作的效率与质量。电子信息技术在档案信息化建设和管理中的应用，有赖于各种电子设备和各种信息系统，它还意味着档案管理不再像传统的档案管理那样完全依靠人工完成。无论档案信息的传递与保存，还是档案资料的查询与整理，都可以依靠计算机和档案管理信息系统来实现。传统的档案管理工作一般都是把纸质文件进行分类，放在档案室进行管理，如果要查阅档案，档案管理员将按类别检索并抽取档案。这不仅耗费时间，而且也会极大地增加文件管理员的工作量。通过电子技术的支持，档案信息可以以电子形式存储于专门的数据库中，借助档案管理信息系统，一旦需要查阅档案信息，就可以使用操作系统，输入文件编号、文件名称等关键信息进行查询，可以快速完成有关文件的数据查询。相对于人工查询，效率有了显著提高，电子化的应用极大地提高了档案信息化管理的效率，使档案管理人员从传统的手工编目、查询等工作中解脱出来，对档案管理工作具有重要意义。 3.2提高信息管理质量，加快档案信息化进程 档案信息是一种宝贵