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第六章第七章办公室事务管理 电话机的基本类型和基本功能：普通电子按键电话机、无绳电话机、录音电话机、免提式电 话机、移动电话机、网络电话机 电话机的常用服务功能：热线服务、缩位拨号、转移呼叫/呼叫等待、遇忙回叫、三方通话、 会议电话/录音式电话 接听（拨打）电话的程序与技巧：做好记录准备（做好通话准备）、礼貌摘机应答（正确播出电话）、主动 自报家门/辨明对方身份（确认受话对象/主动自我介绍）、礼貌代接电话（清楚陈述内容）、认真倾听记录 /仔细符合信息（拨错电话致歉）、礼貌结束通话、整理电话记录 传真的注意事项：确认传真机开机、检察原稿、大小规格过厚0.15mm或过薄0.06mm、原告质量 发传真的注意事项：发送期间，不许强抽原稿，听到回铃音，听不到机器的应答信号时，不要按启动键 接收传真：自动接收、手动接收 文书工作的任务和内容：1、对所形成的文书加以必要的规范——体式、文种2、对文书的行移运转制定必 要的制度3、对文书内容的办理规定统一的要求4、对文件的管理采取妥善的措施——立卷归档 文书工作的原则和要求：准确、及时、安全、渐变、党政分开、统一 发文处理：1、交拟、拟稿——拟文的背景，依据，意图，要求2、审核、签发3、印制、校对4、用印、 登记 5、封发、传递 签发种类：正签——在自身法定职权范围内签发 代签——根据授权代他人签发 核签——加签，上级领导人签发下级机关或部门 会签——两个或两个以上机关联合行文 用印注意：有领导人签字；盖印份数与原稿上标明的份数相同；印章盖在落款中央，上不压正文，下要压 日期“骑年盖月”，盖印清晰，不应有“歪、倾、斜、偏、花” 收文处理：1、收文、阅文（四看清：性质与主要内容、制发与主送机关、缓急与时限、保密等级与保密时 限） 2、筛选、传阅3、拟办、批办4、承办、催办5、立卷归档 会前准备工作：1、制订会议方案2、确定开会时间3、确定会议地点4、确定会议的议程和日程5、会议文 件的准备6、会场准备7、会议通知的写作 会议通知的写作内容包括：标题、正文、说明 会中服务工作：1、组织签到和登记2、做好会议的记录工作——笔、记录本、录音设备3、提供会议资料与联络协调4、做好会议的后勤保障服务工作——食宿、车辆、娱乐、医疗卫生、照相服务 值班的含义：值班——一个组织有相关的专门人员（即值班员）或由有关人员轮流交替坚守岗位，负责处理组织一些临时性的综合事务或专项性的特定事务（如安全值班）。 值班工作的任务与要求：坚守值班岗位、认真处理事务、做好值班记录、热情接待来人、加强安全保卫、应付突发事件 上司临时交办事项的特点：广泛性、临时性、事务性、紧迫性 零用现金的管理要求：勿设“小金库” 办理商务报销：要求——符合国家和组织规定，履行相关手续，审批 课后习题 1、以下哪些接打电话的行为是不正确的？（ ） A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 2、在会议开始前和进行过程中，文员的以下活动中，不恰当的是（ ） A．协助签到 B．分发资料 C．作会议记录时离开会议室接听电话 D．暂时保管与会者的物品 3、文员做会议记录时，可以在会议记录中（ ） A．加入自己的主观意见 B．不记录议题 C．与发言者用词不一致但意思完全一致 D．对所记内容作评论 4．上司决定参加某个会议时，文员不应该（ ）。 A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的 时间 D．只在便笺上写好会议名称 5、文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中没有做到的是( ) A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要 B．作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支 C．采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品 D．限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务 6．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，不适宜的是（ ）。 A．现金通常放在一个带锁的盒子里，