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公司文书档案立卷 归档管理规定 1 2020 年 5 月 29 日 文档仅供参考 十一、文书档案立卷归档制度 (一 )总则 第一条 为加强本公司文书立卷工作 ,特制定本制度。 第二条 归档的文件材料必须按年度立卷 ,本单位内部机构在 工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料 ,都要按照本制度的 规定 ,分别立卷归档。 第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 (公文上的各种附件一律不准抽存 ) 。结案后及时交专 (兼)职文书人 员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员 交接清楚 ,不得擅自带走或销毁。 (二 )文件材料的收集管理 第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定 专(兼)职文书人员 ,负责管理本部门的文件材料 ,并保持相对稳定。 人员变动应及时通知档案室。 第五条 凡本公司缮印发出的公文 (含定稿和两份打印的正件 与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件 )一律由办公室统一 收集管理。 第六条 一项工作由几个部门参与办理 ,在工作活动中形成的 文件材料 ,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归 卷。 1．公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关 2 2020 年 5 月 29 日 文档仅供参考 召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时 ,必须将会议的主要 文件资料向档案室办理归档手续 ,档案室签字认可后财务部门才给 予核报旅费。 2 ．本公司召开会议 ,由会议主办部门指定专人将会议材料、 声像档案等向档案室办理归档手续 ,档案室签字认可后财务部门才 给予报销会议费用。 第七条 各部门专 (兼 )职文书的职责 1．了解本部门的工作业务 ,掌握本部门文件材料的归档范围 , 收集管理本部门的文件材料。 2 ．认真执行平时归档制度 ,对本部门承办的文件材料及时收 集归卷 ,每年的 3月份前应将归档文件材料归档完毕 ,并向档案室办 好交接签收手续。 3 ．承办人员借用文件材料时 ,应积极地提供利用 ,做好服务工 作 ,并办理临时借用文件材料登记手续。 (三 )归档范围 第八条 重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总 结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、 命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。