公司内部文件及档案管理制度.pdfVIP

海南壹大科技有限公司文件及档案管理制度 一、 目的 为有效管理公司文件及档案资料，力求规范统一、存储有序、查阅方 便，全面落实规范化、信息化及安全化的目标，特制定本管理制度。 二、适用范围 适用于公司所有文件、有声影音、图纸、资料及表单、记录文件和档案 的管理。 三、文件管理 （一）文件编码规则 1、公司内部公文编码 （1）一级编码及二级编码分别为单位及部门编码，对应的编码如下： 一级编码 二级编码 单位编码 部门编码 名称 代码 名称 代码 行政部 XZ 财务部 CW 壹大 YD 澄迈分公司 CM 外联部 WL 注：随着公司不断发展壮大，根据部门及子公司设置设立二级编码。 （2 ）三级编码， 文件属性编码： 政府部门文件 （ZF）、会议纪要 （JY）、 公告 （GG）、通报 (TB)、简报 (JB)、通知 (TZ)、意见 (YJ)、决定 (JD)、决议 (JY)、 请示 (QS)、批复 (PF)、函(H) 、报告 (BG)。 （3 ）四级编码，文件下发年份 （4 ）五级编码，文件归档序号：三位数，从 001 开始排序 示例： YD-XZ-TZ-2016-002， 文件流水号 下发年份 通知 壹大行政部 2 、合同或协议编码 （1）一级编码： （同公文一级编码） （2）二级编码： 壹大科技统一为行政部（ XZ）,云昶统一为 YC。 （3 ）三级编码： 合同（ HT），协议（ XY） （4）四级编码： 合同类型，分为商业合同（ SY）和劳动合同（ LD） （5 ）五级编码： 合同下发年份。 （6 ）六级编码： 合同签订编号：三位数，从 1 开始排序。 （7 ）示例： YD-XZ-HT/SY -2016-001 文件流水号 下发年份 合同类型 合同 行政部 壹大 3、公司对外公文编码 a 外来文件编码 （1）一级编码： 收文公司，壹大科技有限公司（ YD） （2）二级编码： 来文单位，政府部门（ ZF）, 公司（ GS） （3）三级编码： 阿拉伯数字来文年份， （4 ）四级编码： 文字流水号，每年从 001 开始编码 （5 ）示例： YD-ZF-2016-001 b 对外发文 （1）一级编码： 发文公司简称，海南壹大科技有限公司（ YD） （2）二级编码： 【阿拉伯数字】代表发文年份 （3 ）三级编码： （外）文字第 nnn 号，nnn 代表流水号，每年 1 月 1 日 自动归 0 。 （4）示例： YD[2016] （外）文字第 001 号 （二）、文件的编写管理流程 1、