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公司文件存档规范 公司文件、图纸管理制度 为了建立健全公司文件存档管理工作，加强对公司文件的科学管理，有效地保 护和利用文件档案，结合本公司实际情况，特制定本公司《公司文件管理制度》。 一、公司的文件范围 1、公司行政文书。包括 : 政发文件、办发文件、函发文件 ; 各种合同及协议书 ; 会议纪要 ; 工作计划、规划和工作总结 ; 有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材 料 ; 职工花名册、人事档案等。 2、公司管理文件。包括工程管理文件、工程项目图纸、企业营销计划、各种 指标类定额类文件、公司管理方面的各种市场信息、劳动合同档案，固定资产及办 公用品名册，商品房买卖合同等。 3、公司综合文件。包括龙裕商务中心档案等。 4 、公司业务文件。包括与客户的往来函件 ( 含传真、电子邮件等 ) 、银行单据 等。 、公司音像档案。包括照片、录音、录像档案等。 5 二、 公司文件管理体制 1、公司文件管理机构 : 办公室负责统一管理公司各类档案 ( 会计档案除外 ) 。 2、公司文件管理工作 : 办公室必须维护档案的完整与安全。正确根据项目立档 ; 依据文件来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，编制文档目录。 三、公司文件归档制度 1、文件的收集 : 收集工作是建立在归档制度上的。各部门将办理完毕的文件材 料，经过挑选，备份，及时移交办公室集中保管。 2、文件归档范围 : 凡是本单位具有存档价值的文件材料。包括工程管理文件、 图纸、往来文件及交接单、广告发布合同、项目房源信息、审批手续资料、商务中 心租赁合同、客户的往来函件 ( 含传真、电子邮件等 ) 、单据，以及工作总结、工作 计划、公司照片等各种形式、载体的文件。 3、归档时间 : 办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档 : (1) 政发、办发、函发文件类，发文、收文要及时分类、归档。 (2) 凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。 (3) 凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。 (4) 工程项目，根据需求按进度安排归档。 4 、归档要求 (1) 材料完整齐全。归档做移交记录，填写《文件移交入档登记表》。 办公室在收到各部门需归档的文件后，进行分类归组，作进一步的整理和局部 调整等。 (2) 系统、条理，凡是归档文件材料，均要按其不同类别，不同年份，文件分 类准确、归类合理。编制归档项目，将办理完毕的文件按相关项目归档。文件按时 间顺序排列，最近的在最上面，尽量保持文件易寻找。 (3) 归档要求将文件的正件与附件，印件与定稿统一归档，不得分散。 归档时，要合理安排文件的先后秩序，按项目、时间先后排列，统一进行归 档。 (4) (5) 在文件存档办理移交手续过程中，双方在移交登记表签字。 四、文件入档流程 1、经手人移交办公室存档，填写《文件移交入档登记表》 ; 2 、办公室填写 ( 入档日期、文件名称、经手人、份数等 ); 3 、办公室将文件存档 ( 注明存档位 置 ) 。 4 、流程示意图 : 经手人移交办公室 填写《文件移交入档登记表》 ; 存 档 五、文件借阅、调用流程 1、凡需借阅档案，均须填写《公司文件借阅、调用登记表》，依据借阅权限 和档案 密级，经各级领导签批后方能借阅。《公司文件借阅登记表》注明借用文件的 借用时间、 项目、文件名称、用途、数量、借用人 ( 还回时填写返还时间 ) 。 2 、文件借 阅、调用方式有 : 借调文件原件 ; 借调文件复印件 ; 借调其它资料等。 3、借调流程 a、