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公司档案管理制度 模板 1 2020 年 4 月 19 日 公司档案管理制度 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度， 实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更 有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据 相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 第一章 总则 第一条 公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和， 是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和 研究公司历史及现状的重要依据。 第二条 档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是 维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一 的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。 第三条 公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作 和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生 产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部门 不得分散保存。 第二章 档案的收集、归档 第四条 对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收 集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件 代替正本、原件归档。 第五条 归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符 合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、 纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙 的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。 第六条 各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、 移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件 资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。 第七条 行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两 套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；财务会计帐务所包 含的报表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归档； 市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分的 文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备 查；技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书、合格证 等文件资料一般应形成三套，二套移交归档，一套留存本部门备 查。 1 2020 年 4 月 19 日 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 第八条 综合类的档案一般在形成的当月月底前向档案室移 交完毕；技术研发设计、生产制造安装大类的档案应在项目、工 程重要节点结束一个月后对应移交归档；重要的合同、协议、会 议文件、报表等可及时移交归档；因公出差形成的归档范围内的 文件、资料、图纸返回单位后要及时归档，个人不得留存。 第九条 电子文件的逻辑归档可实时进行，物理归档应按照 纸质文件的规定定期完成。归档的电子文件应使用不可擦除型光 盘，一式二套。在接收电子档案前应对档案的每套载体及技术环 境进行检验，合格率达 100%时方可进行交接。归档的电子文件 应有相应的纸质文件一并收集归档。归档电子文件应以盘为单位 填写《归档电子文件登记表》。归档完毕，电子文件形成部门应 将存有前电子文件的载体保存至少一年。归档的电子文件应用通 用格式，如不能转换，收集时应同专用软件一并归档。 第十条 档案人员参加重大设备到货的开箱验收，现场收集 应归档的说明书、合格证、图纸、清册等资料，并在开箱验收记 录上签字。档案负责人按