公司档案管理制度及公司文件合同管理规定.pdfVIP

- 精品文档 - 公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定 第一部分 公司档案管理制度 一、目的 为了建立健全公司档案管理制度和规范公司档案管理工作，保证档案 的完整性及保密性，杜绝资料流失，同时使档案更有效地为公司管理、经 营等各项工作服务，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围 1、凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议，会议 纪要等。相关规定详见第二部分《华裕农业科技有限公司文件管理制度及 规范格式标准》、第三部分《公司文件格式规范标准》。 2、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。相关规定详见第 四部分《合同编号管理办法》。 三、归档制度 1、凡属归档范围的文件资料，均由公司集团办公室集中统一管理，任 何个人不得擅自留存。 2、归档的文件资料，原则上必须是原件，各部门保存复印件。原件用 于报批不能归档或必须由相关部门保留的，集团办公室保存复印件，并备 注原件的保留部门，以备查阅。 3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。 4、在归档范围内的其他资料， 由经办人整理后连同有关资料移交集团 - 精品 - - 精品文档 - 办公室档案处。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自 行保管。 四、档案保管制度 1、公司集团办公室以及各部门设专门存放档案的箱柜，并具备防火、 防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、集团办公室设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法， 根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以 便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握 利用规律。 6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作， 方可办理调动 手续。 五、档案管理员的职责 1、集团办公室设兼职档案管理人员， 统一收集管理公司全部应归档资 料。 2、具体负责工作： 负责公司各种档案资料的收集、 分类、整理、编目、 归档、借阅等工作 ,同时做好电子存档的管理、督查工作。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定， 认真细致地做好档案 保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 - 精品 - - 精品文档 - 六、资料的收集与整理 1、公司的归档资料实行“月度归档”和“年度归档”制度，即：每月 30 日和每年二月份为公司档案资料归档期。 2、在档案资料归档期， 由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档 的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。 3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 4、实施细则： 各生产场区开每月生产会时将需要归档的原件上交到总 经办王如，其它各部门包括采购部、后勤部、营销部、财务部、孵化部、 项目部、人事部、技术部、总经办、集团办等公司行政后勤部门按照归档 期，需直接将归档资料提交到集团办档案管理人员韩慧敏处。 七、档案查阅和借阅要求 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅 ,借阅者都要填写 《档案借阅复 印登记表》。 2、档案借阅的最长期限为两周 ;对借出档案 ,档案管理人员要定期催还。 3、必须爱护档案 ,不得抽换档案内文件，保持整洁 ,不准在档案材料中 写字、划线或作记号等