资料档案管理办法.pdf

资料档案管理办法 为了加强档案资料工作的科学管理，逐步实现档案工作规范化， 不断提高档案科学管理水平， 更好地为本单位各项工作服务， 根据国 家和省市档案局文书档案工作的要求， 结合本单位工作实际， 制定本 管理办法。 一、资料档案管理归档范围 凡是反映本公司经营管理活动和历史面貌的具有查考利用价值 的公文、簿册、图表、书信、会议材料、照片、底片、录音带、录像 带等均属归档范围。 二、归档文件的整理原则及质量要求 1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间 的有机联系， 区分不同价值，便于保管和利用。 2 、归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家 要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材 料。 3、己破损的文件应予修整， 字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4 、归档的文件材料应完整、系统、准确，必须是原件。 5、保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷 和编目编号。 6、案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。 7、文件材料的归档必须办理移交手续。 8、归档时间 8.1 各归档单位每年六月三十日和十二月底前向综合部移交半年 的文书资料档案，声像档案可根据实际情况提前归档。 8.2 财会档案在本单位保存一年后，于第二年六月三十日以前归 档。 8.3 基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档。 8.4 如果有些案卷需要继续留在部门使用，应先办理档案交接手 续，再办借阅手续，使用完毕，及时归还。 9、各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件 材料可归档一式两份。 三、归档文件的整理方法 重视平时积累，建立机关的搜集、整理制度，加强指导监督，确 保文件材料齐全完整。 1、严格登记 : 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、 参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。 2 、及时收集 : 对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一 件收集一件或定期清理。 各部门完成任务后按工作任务跟踪单上的内 容，必须向档案工作人员交纳相应的全部文件资料。 3、严格检查 : 同一事由的文件是否齐全，各内部机构文件种类、 是否齐全，正本、底稿、附件是否齐全，应逐一进行检查。并逐件检 查是否处理完毕为生效文件， 文件材料的字迹、 用纸是否符合归档要 求等。 4 、随办随归： “办 ”是指办理完毕， “归”是指文件经若干整理环 节后归入档案盒内。 5、妥善处理 : 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的 文件资料等，进行分门别类，登记在册，做到有目可查，运转有序， 保管安全。 6、建立制度：保障文件材料齐全完整、安全保管等有关制度， 把文件材料的归档工作纳入各部门及全体管理人员的职责范围。 7、加强指导监督：档案工作人员对各级领导要经常主动宣传， 对各部门文书处理人员、 办公室秘书等人员要注意经常进行指导、 监 督，以确保每个工作环节做到对文件材料认真负责。 四、立卷程序 （一）立卷的原则 1、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别 不同价值，便于保管和利用。 2 、卷内文件材料必须准确反映我公司经营管理活动的真实内容， 手续完备，制作有利于长期保存。 （二）立卷的组合 一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系密切。形式按下述 内容和顺序进行： 1、会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以多会 一卷，一会一卷，一会数卷。 2 、统计、报表、名册等文件，按照格式名称组卷。 3、公司管理和业务活动形成的文件、调研材料等，一般按单一 问题组合。 4 、工作计划、工作总结等文件，一般可按责任者（部门）或文 件名称组合。 5、简报、刊物等，按期号