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湖南三佳智能汽车研究院有限公司 档案管理制度 ( 草稿 ) 一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围： 在各项工作中形成的具有保存价值， 或者外单位送来的与公司关 系很密切的文件材料都属归档范围， 应按规定的范围、 时间和要求交档案管理员 归档。 1、本级文件 ①工作会议、会议纪要。 ②工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、通报、通知。 ③调查、检查、考察等报告。 ④决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 ⑤领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 ⑥生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 2、外单位文件材料 ①外单位与公司签订的合同、合约、协议。 ②外单位与公司涉及比较重要的工作或问题的来往文书。 ③有关职能单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。 3、归档方式：所有文档均采用电子文档 +纸质文档方式存档。 三、公司的档案管理由综合办负责 1、设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归 档工作，保证文件档案资料的齐全完整， 提高案卷质量， 使文件档案管理工作达 到标准化、制度化、规范化的要求。 2、各部门设立兼职档案人员， 根据本部门不同种类文件材料的形成特征， 制定 案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档，注意文件材料的安全和保密，按规 定时间向档案室移交。 四、档案的借阅 1、总经理、副总经理、总监、综合办主任借阅非密级档案可直接通过档案管理 员办理借阅手续。 2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅 档案申请表》送综合办主任审批。 3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别 ①绝密级档案禁止调阅。 ②机密级档案只能在档案室阅览，不准外借。 ③秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过 4 小时。 ④秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。 ⑤总经理因公外出时可委托副总经理或综合办主任审批。 4. 档案借阅者必须做到： ① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 ② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 5、对于公司机密文件及档案的管理， 要有专柜存放并单独设锁， 无关人员不准 接触，工作人员要严守机密。 五、档案复制制度 1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。 2、复制档案中的内容，须经总经理同意，由档案管理人员进行复制。 3、破损的档案，档案管理员要及时修改和复制。 4 、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的 磨损。 六、档案的销毁 1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》 交综合办主任审核，经总经理批准后执行。 3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料 销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 4、在销毁公司档案资料时， 必须由总经理或分管副总经理或综合办主任指定专 人监督销毁。