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档案管理标准 档案管理标准 QG/XQ0517-2009 一、制定依据 本标准依据以下规范的相关条款：《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《会计档案管理办法》、《永煤集团有限责任公司归档文件整理办法(试行)》。 二、适用范围 本标准规定了档案管理中归档、保管、统计、借阅、保密、功能信息传递、评价等管理内容，适用于档案管理的实施过程。 三、标准内容 (一)文件材料的形成与归档 1.各项管理工作中形成的文件材料，由各单位按业务范围，指定人员负责积累、整理后归档。归档的文件材料必须保持完整性和成套性，必须准确地反映矿基建、生产、科研和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程，必须符合其形成规律，保持文件材料之间的有机联系。 2.归档范围 (1)党群工作方面：党务、工会、共青团、协会工作的各种文件材料等(含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁带、光盘、证书、奖杯、锦旗，下同)。 (2)行政管理方面：行政事务、保卫、监察、审计、外事工作等形成的文件材料。 (3)经营销售方面：有关矿经营决策和矿经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、企业管理、信息管理等工作中形成的各种文件材料。 (4)生产技术管理方面：煤矿生产安全、质量标准化、自然灾害预防、采煤新方法、新技术和推广应用及环保、计量等方面的文件材料。 (5)地质、测量方面：煤田地质勘探、生产矿井地质、水文地质、建筑工程地质、储量平衡表、测量等方面的文件材料。 (6)机电运输、设备仪器方面：设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废文件材料，运输线路、提升系统及通风、压风、给排水等方面文件材料。 (7)劳动工资方面：定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。 (8)财务管理方面：有关财务管理中的各种会计帐簿、报表、凭证和文件等，按《会计档案管理标准》执行。 (9)教育培训方面：干部职工教育和技术培训文件、教材等。 (10)科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。 (11)其他方面的文件材料。 3.归档时间 (1)产品试制、课题研究，在任务完成后一至两个月内将应归档的文件材材料收集整理，由项目负责人审定签字后，提交档案室归档。 (2)矿井大型技术资料和晒制的各类图纸(包括修改及竣工图纸)，必须在提交施工前，送档案室归档，归档资料不得少于2份。 (3)各项管理工作中形成的文件材料，在下一年第一季度内，要将应归档的文件材料汇总，由各单位负责人审定签字后，向档案室归档。 4.新购买的重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，经办单位和负责人必须通知档案部门参加设备仪器和文件材料的开箱验收，并及时归档。 5.工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时提交档案室归档。 (二)档案借阅 1.本矿管理人员(含队干及技术人员)借阅档案资料时，须缴抵押金，每份文件(或图纸、图书)交押金100元，超过约定归还时间，需续借时须告知档案管理人员，否则扣除押金。 2.外单位人员借阅，须持有效证件和有关部门介绍，经分管矿领导签字后，每份文件(或图纸、图书)交押金500元，并限期归还，否则扣除押金，并追究介绍部门及介绍人的责任。 3.档案室资料如仅有一份，只准在档案室查阅，不得外借。 4.矿内部人员查阅财务档案应持财务科介绍信，说明用途，到档案室进行查阅，查阅时严格执行《会计档案管理标准》的规定，严格执行审批手续，并做好现场监督工作。外单位人员查阅时(包括复制或借出)须持财务科介绍信，说明用途，经分管矿领导批准，财务人员陪同，到档案室办理阅览或借阅手续。 5.其他要求 (1)借阅期间丢失图纸资料、文件的，每份罚款200元;丢失图书者，以2倍于所丢图书的价格罚款。档案材料借阅人故意或因保管不善造成泄密的，视情节和造成的损失大小，给予至少200元的罚款，同时还可给予相应的行政处分，触犯法律的将依法追究责任。 (2)阅览或借阅档案资料(图书)人员，不得转借、涂改、翻印、毁坏档案资料，因违反规定给矿造成损失的，按《中华人民共和国档案法》追究法律责任。 (三)档案保密 1.借阅人在档案室查阅档案时，档案管理员必须在现场监看。借阅人不得超审批范围查阅。 2.档案借阅人必须妥善保管所借档案资料，严格按照审批范围阅览，不得转借他人和其它单位。 3.未经允许不得擅自复印和复制。 4.借出的档案资料必须按批准时间归还。 5.其他要求 (1)违反以上保密规定的，视情节轻重给予责任人至少100元的罚款;丢失档案资料者，从重处罚。与他人和其它单位串通窃取矿机密、给矿造成损失的，除对责任人进行经济处罚