合同管理工作指引.docx

合同管理工作指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 1.指引目的 健全公司工程合同管理规范，规范公司工程合同管理程序，控制公司经营风险，提高工程合同审 批效率。 2.适用范围 适用于项目所有对外签订的工程合同。 3.定义 工程合同：指本公司在公司所属经营范围内，由公司法人或其授权代表人在授权范围内代表公司与公司外部的法人、自然人以及具有法人地位的社会团体和组织之间所订立的工程承包及供应合同。 4.工作程序 4.1. 工程合同分类 4.1.1. 按照合同内容划分： a) 合同分类标准，详见《合约框架》。 b) 部分四级分类可能不形成合同，以强制规定或协商方式形成双方之要约，此类情况亦参照合同管理程序进行相关的确认和付款申请审批，以下不再特别说明。 c) 单个合同的分类确认，由成本部门提出意见，财务部门复核。 4.1.2. 合同编号管理：参见《合同编号方法》。 4.2. 工程合同拟定及审批 4.2.1. 电子合同拟定及网上审批程序： a) 合同经办部门拟定合同文本电子版，注明是否为公司标准合同，同时填写合同基本资料 （应包括乙方单位名称、合同名称、标的、数量和质量、价款和付款、履行期限/地点/ 方式、违约责任等），选择合同的成本科目发起合同审批流程（至少在上会前 6 个工作日），经办部门分管领导为合同管理第一责任人。拟定合同应尽量标准化，格式参见： ① 国家和地方政府规定采用的标准合同文本； ② 公司已经评定的标准化文本； ③ 需政府有关部门审批、备案的格式合同。 b) 由总部签订的合同，由成本采购部在相关部门的配合下拟定《工程合同交底书》；由项目公司签订的合同，由成本采购部在相关部门的配合下拟定《工程合同交底书》，按照《权责手册》中合同审批流程提交审批，审批后抄送相关部门。 c) 在合同会签审核过程中，经办部门通过邮件发送合同文本给相关部门，相关部门通过邮件回复合同审核意见，对审核人提出的意见，合同经办部门须予以修订或解释说明，并由审核意见提出人确认，经办部门将通过评审的合同按《权责手册》审批。 d) 各层级领导按权限审批，由合同经办部门和成本采购部完成权限内的电子合同归档工作。 e) 合同经办部门在合同审批完成后，打印并复核纸版合同，组织完成合同签字盖章工作。 f) 综合管理部须核对授权后方可盖章，所有合同资料均要加盖骑缝章。到政府主管部门备案的合同授权委托事宜由综合管理部专门管理。需授权人员办理审批手续，领取、填写 授权委托书，经加盖公司公章和法人章后授权生效。 g) 所有合同需总经理或授权代表人进行签署，若对方为非法定代表人签字的合同应要求其提供授权委托书。 4.2.2. 纸版合同拟定及审批程序： a) 合同经办部门拟定合同文本（包括电子版），注明是否为公司标准合同，同时编写合同摘要（应包括标的、数量和质量、价款和付款、履行期限/地点/方式、违约责任等），按《合同签订管理一览表》规定发起合同会签、审批程序（至少在上会前6 个工作日），经办部门分管领导为合同管理第一责任人。拟定合同应尽量标准化，格式参见： ① 国家和地方政府规定采用的标准合同文本； ② 公司已经评定的标准化文本； ③ 需政府有关部门审批、备案的格式合同除外。 b) 在合同会签审核、审批过程中，对审核/审批人提出的意见，合同经办部门须予以修订或解释说明，并由修订意见提出人确认。 c) 各级领导按权限审批。 d) 综合管理部须核对授权后方可盖章，所有合同资料均要加盖骑缝章。到政府主管部门备案的合同授权委托事宜由综合管理部专门管理。需授权人员办理审批手续，领取、填写授权委托书，经加盖公司公章和法人章后授权生效。 e) 所有合同由总经理或授权代表人进行签署，若对方为非法定代表人签署的合同应要求其提供授权委托书。 4.2.3. 其他要点： a) 合同的法律审核进行两次，包括合同初次传签时的法律审核及相关意见和合同修订后再次传签确认的法律审核及法律风险提示，法律审核每次应在1 个工作日完成。 b) 合同签署后，参与会签部门应保留复印件一份。 c) 合同所有条款都必须具体、明确、完整，用词准确，责任清晰，不能含糊不清、模棱两可。手写部分字体要工整、认真，不得随意涂改。 d) 合同须尽量实现缔约对方先行签字盖章，保证公司缔约的主动性。 e) 合同作为公司对外活动的重要的法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。 f) 合同主办部门应注意收集保存合同履行过程中相关记录、数据、证明材料等，进行对方履约情况评价，为建立公司合格供方提供依据。 g) 工程合同要求： ① 在合同签署时，工程合同应尽量应用合同标准文本。成本管理部负责逐步建立统一的合同标准文本，各部门及项目公司应予采用。如当地政府部门有强制性规定，可 按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充条款等方式充分