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做好岗位设计提升组织效率 案例 某市电视台广告部审核科的主要职责是：广告内容审核、广告合同审核、广告播出审核。 最初，部门领导依据本部门的工作职责，将员工的工作职责在有关会议上进行口头分工。一段时 间里，这种模糊的“工作分工”，使员工对自己的具体工作目标不清楚，也不知道哪些工作是自己职责范 围内的，哪些是自己必须完成的，哪些是要与相关岗位的员工沟通、协作才能做好的。 因为岗位责任不清，电视台曾岀现广告漏播、错播的问题，因监测数据录入不及时，还岀现过广 告播岀证明无法岀具的现象。更严重的是，岀现问题后，员工间相互推诿与埋怨，有时员工心里清楚是谁 的责任，但又无据可查，最后只好不了了之。 面对上述问题，该部门的主管与员工认为，有必要对工作岗位进行科学设计，于是，将部门工作 分解到5个岗位：1、广告内容审核；2、广告合同审核；3、广告播岀审核；4、广告监测；5、资料管理 这一方案经过一段时间的运作后，员工发现岗位间难易程度、责任大小、工作量差异较大。该部门又根据 员工的提议，对上述岗位重新设计：将广告播岀审核岗位分为监测一岗、监测二岗；增设岀播证岗位，专 职岀具广告播岀证明并负责广告播岀情况核实。增设了磁带管理岗位，负责录制节目磁带的归类、摆放、 查询及办理供阅手续。 在岗位设计好以后，该部门用文字的形式对“岗位职责”进行了规范和明确。 实践过程中，该部门又碰到这样一个问题：有的员工因病或者因事不能上班时，其他岗位的员工 很难顶替他的工作。于是，在岗位设计中该部门又引进岗位轮换制，轮岗周期为两周。期间，很多员工觉 得对岗位的工作流程熟悉时间长而遗忘率高，每次换岗的第一周工作效率最低，而且面对新工作岗位，员 工普遍不知从何着手，两周轮岗周期太短。为此又将轮岗周期延长为一个月。 一年后，该部门发生了如下变化：1、员工对岗位责任、难易程度、工作量和工作的风险性心中有 数从而减少了岗位目标的盲目性。 2、由于职责明确，员工失误率、差错率明显减少，员工的积极性得到了 较大提高。3、轮岗之后，员工的综合操作能力、熟练程度及工作效率均有不同程度的提高。大家对全局工 作有了更强的适应力，能将各岗位间的技能灵活应用。 一、案例启示 本案例所涉及的部门在岗位分析与设计之后，工作面貌发生了很大变化，这说明岗位分析与设计 的重要性。对于规模更大一点的组织来说，其意义就更明显了。从这个案例中可以得到以下启示： 1岗位分析与设计是解决人力资源管理问题的基础。 人力资源管理工作中常常岀现的问题是：工 作效率不高，员工缺乏积极性，组织目标难以完全实现。具体表现为：（ 1 ）部门职责、岗位职责不清晰， 责任不明确；（2）职责重叠，似乎哪个人都负责，可是哪些人又都不负责；（ 3）业务流程不清，互相推 诿与埋怨；（4）对员工缺乏客观、具体的评价标准，奖惩不分明；（ 5）突发事件过多，主管与员工都疲 于应付。 针对这些问题，很多单位往往有什么问题就解决什么问题，头痛医头，脚痛医脚。这种做法治标 而不治本，根源在于岗位职责不清晰。只要岗位职责没有明确，相似的问题就会时有发生。而通过岗位分 析，建立起来的岗位责任与工作流程，对员工的工作任务、性质和期望绩效水平作了清单式的规定，能够 为岗位评价、目标管理、绩效考核和薪酬福利体系设计提供客观依据。 2、 员工的积极参与可以使岗位的分析与设计更合理。 一个中高层管理人员管理的部门一般比较广 泛，岗位也较多。而他熟悉的工作大多限于自己的某一个专业领域，对其他的工作了解程度未必很深。在 做岗位分析与设计时，如果不让实际承担工作的员工参与进来，难免会忽视这样或者那样的情况。 本案例中，岗位设计做了几次调整，每次都考虑了员工提岀的正确意见。岀播证岗位就是员工想 岀来的。三个臭皮匠，顶一个诸葛亮。员工参与岗位分析与设计让他们有一种主人翁责任感，他们对自己 的职责理解更深。以后制定的岗位说明书也会得到更为有效的贯彻与执行。同时，单位领导能了解到员工 的工作情况与工作期望，采取有的放矢的对策。 3、 合理的岗位设计能使员工产生内在性激励，提高团队的工作效率。 Hacker Man与Oldham提出 的工作特性模型说明了任务特性与员工激励、员工绩效和员工满意度之间的关系。这个模型用 5个核心任 务特性来描述任何工作，即技能的多样性、任务的同一性、任务的重要性、工作的自主性与工作的反馈性。 岗位设计必须要考虑这 5个方面。 合理的工作岗位能够让员工知道要干什么，什么时候干，干到什么程度，在什么条件下干，同时 能使员工感受到工作的意义、工作的责任以及了解到工作的结果。这些心理状态又影响到个人和工作的结 果，即工作积极性、绩效水平、工作满足感和岀勤率等，从而给员工内在性激励。这种以员工自我奖励为 基础的自我激励会形成良性循环，促进团队工作效率大幅度提