采购控制程序及工作手册-2021年3月版.doc

采购控制程序及工作手册 2021年3月 采购控制程序 1 目的 对采购过程及供应商进行控制，确保采购物资满足规定的采购要求。 2 适用范围 本程序文件适用于生产用物资的采购及相应供应商的评价、选择和管理。 3 职责 3.1 采购中心总监 3.1.1 负责公司生产物料的采购战略的策划、组织、实施、管理，确保需求物料及时到位。 3.1.2 负责对采购工作的标准化管理流程、考核规定等的组织建立及监控。 3.1.3 负责采购成本的控制。 3.2 供应链管理部负责集团战略物资的一体化采购，负责供应链管理与商务条件的管理，包括供应商合作谈判、引入评审、合同签订、货款核对结算、配额建议、供方名录维护、采购计划的编制等。 3.3 物控部负责实施采购和仓储管理等。 3.4 采购中心办公室负责集团招标管理、供应商综合评价管理和供应商(单列供方除外)供应延误考核。 3.5 配额管理部负责采购配额管理的监督与批准。 3.6 计划管理部：负责计划单列供方的导入、评估、日常业务运作管理、供货及时性、供货配合度跟进、供货异常跟进及延误考核。 3.7 研发部门负责全新开发物料相应采购技术要求信息和资料的提供，并参与对相应供应商的评价和选择。 3.8 检验部门 3.8.1 负责对供应商引入阶段的质量环境评价，及供货过程对供应商的质量环境评价与考核； 3.8.2 负责的供方送样确认和采购物资验证。 3.9 检验部门办公室：负责对物料进行认证报备。 3.10 配套厂管理部 3.10.1 负责对配套厂绩效评价和管理机制进行统筹管理 3.11 常务副总裁或总裁负责《合格供应商名录》的最终批准及采购工作需用资源的必要支持和指导。 4 工作程序 4.1 采购物料分类 对公司生产物料的采购控制分为常规物料和战略物资（包括压缩机、制冷剂类）的采购控制，常规物料采购控制见下述条款的控制，战略物资的采购控制见《大宗物料采购管理规定》 。常规物料按照质量影响程度分为 A、B、C 三类物料，具体的分类见《新物料小批试 用管理规定》 。 4.2 常规物料新供应商的引入选择 新供应商引入一般经过以下主要步骤：供应商调查、零部件送样确认、小批试用、审厂、引入评估；评估合格后才能进入《合格供应商名录》 。 4.2.1 供应商调查为供应商信息的初步收集分析，包括报价、 《供应商调查评分表》的填写等，具体见《供应商引入选择管理规定》 。 4.2.2 零部件样品的确认具体见《零部件确认管理规定》 。零部件样品的确认包括新供应商零部件确认和新物料的零部件确认，原则上只有零部件确认合格后才能小批试用或者正常供货。 4.2.3 零部件的小批试用具体见《新物料小批试用管理规定》 。经零部件确认合格后，A 类材料的供应商一般需进行小批物料试用，B 类物料需由评议后确定，对于 C 类供应商物料一般不做物料的小批试用确认，若不需要新物料小批试用，零部件确认合格后，检验部门 解除 QM 模块数量限制。 4.2.4 供应商现场审厂包括新供应商引入时的审查，供货异常时的审厂验证和定期性的审厂，具体操作见《供应商审厂管理规定》 。由供应链管理部组织采购、品质、技术等部门参加，另外品质部门可根据对产品质量影响需要适时提出审厂需求， 由供应链管理部负责安排。 4.2.5 供应商的质量管理由检验部门负责，包括签订《质量保证协议书》等，具体见《供应商质量管理规定》 。 4.2.6 审厂完成后，由供应链管理部根据《合格供应商评估表》对供应商进行评估，评估合格后进入《合格供应商名录》 。 4.3 常规物料采购订单控制 4.3.1 采购技术要求及质量信息传达 4.3.1.1 采购实施前，应由研发部门负责提供和确认必要的产品零部件的基本资料，包括：产品名称、物料编码、类别、型号规格、所适用机型、图纸、技术协议、BOM 表、技术规范或样品及其它技术资料的名称和适用版本等。 4.3.1.2 检验部门应新物料采购提供所需的产品零部件采购的检验要求和检验规范的适用版本，以及其他与采购物料标准相关的要求。 4.3.1.3 供应链管理部资料员负责将与供应商相关的信息及时发放至供应商，并与供应商确认相关信息是否收到。 4.3.2 采购合同的控制 4.3.2.1 供应链管理部商务员要求供应商按照我司《报价单》和《材料明细报价单》格式报价，核价员对物料进行成本分析后，提出参考价格，经采购中心相关领导审核确认后将供需双方确认的价格回复给供应商。 4.3.2.2 供应链管理部商务员启动合同评审电子流程，签订《供货协议》 、 《价格协议书》 （原则上要求所有供应商必须签订《供货协议》 ，由于特殊情况签不了《供货协议》的，经部门领导、中心总监批